Gipuzkoako Aldizkari Ofiziala

58. zenbakia Data 2010-03-29 129 orria

7 Udal Administrazioa

PASAIAKO UDALA
Behin betiko onarpena Pasaiako Udalaren administrazio elektronikoaren zenbait alderdi arautzen dituen ordenantza

PASAIAKO UDALA

Iragarkia

«Pasaiako Udalaren Administrazio Elektronikoaren zenbait alderdi arau­tzen dituen Ordenan­tza»ren hasierako onarpenaz Udal Batza­rrak 2010eko ­otsailaren 2an hartu zuen erabakia jendaurrean egon den arauzko epean inolako alegaziorik aurkeztu ez denez, aipatu erabakia behin betiko­tzat jo da eta testu osoa argitara eraman, toki-Jaurpideko Oinarriak Arauzko­tzen dituen apirilaren 2ko 7/85 Legeak bere 70.2 artikuluan adierazten duena beteaz. 


Pasaia, 2010eko mar­txo­aren 24a.—Alkatea.

(994)    (3627)

PASAIAKO UDALAREN ADMINISTRAZIO ELEKTRONIKOAREN ZENBAIT ALDERDI ARAU­TZEN DITUEN ORDENAN­TZA

ZIOEN AZALPENA

Informazioaren teknologia berriak gero eta hedatuago daude bizi­tzako eremu guztietan. Hori horrela, beharrezkoa da administrazio elektronikoa hiritarrei hurbil­tzea, kudeaketak errazago egin ditza­ten, udal-bulegoetara joan beharrik gabe.       

XXI. mendeko erronka teknologikoen mailan egon nahi duen administrazio batek komunikazio elektronikoen erabilera sustatu behar du; aurrerapen eta berrikun­tza teknologikoak aplikatu behar ditu izapide eta prozeduretan, hiritarrei eskain­tzen dien zerbi­tzuetan ahalik eraginkortasunik handiena eskain­tzeko.

Udalaren ardura da konfian­tza eta segurtasuna sor­tzea izapide elektronikoen erabileran, aurrerapen teknologikoak haien zerbi­tzura jarriz. Azken batean, administrazioaren ardura da aurrez aurreko kudeaketaren eta kudeaketa elektronikoaren arteko bidea murriztea, eta gure ardura da hiritarren eta administrazio orokorraren artean dagoen hesia murriztea.

Hiritarrak zerbi­tzu publikoetara bitarteko elektronikoz sar­tze­ari buruzko ekainaren 22ko 11/2007 Legeak ezar­tzen du 2009ko abenduaren 31tik aurrera toki-administrazioek hiritarrei aukera eman behar dietela legeak berak aitortutako eskubide hauek bitarteko elektronikoz erabil­tzeko:          

1.    Administrazioarekin harremanetan jar­tzeko bidea aukera­tzea.

2.    Administrazioak dituen datuak eta dokumentuak ez ematea.

3.    Berdintasuna zerbi­tzuak bitarteko elektronikoz eskura­tze­rakoan.

4.    Interesatuak diren prozedurak zer izapidetan dauden ezagu­tzea.

5.    Dokumentuen kopia elektronikoak lor­tzea.

6.    Espedientea osa­tzen duten dokumentuak formatu elektronikoan gorde­tzea.

7.    Identifikazio elektronikorako behar diren bitartekoak lor­tzea, eta per­tsona fisikoek nortasun-agiriaren sinadura elektronikoa eraili ahal izatea, edozein administraziorekin edozer izapide elektroniko egiteko.

8.    Sinadura elektronikoko beste sistema ­batzuk erabil­tzea.

9.    Segurtasuna eta konfiden­tzialtasuna berma­tzea.

10.    Bitarteko elektronikoen bidez emandako zerbi­tzu publikoen kalitatea.

11.    Administrazioekin harremanetan jar­tzeko aplikazioak edo sistemak aukera­tzea, betiere estandar irekiak erabil­tzen diren kasuetan.

1. artikulua.    Helburua.

Ordenan­tza honen helburua da Pasaiako Udaleko administrazio elektronikoaren zenbait alderdi arau­tzea; zehazki:          

a)    Pasaiako Udalaren egoi­tza elektronikoa sor­tzea, eta haren fun­tzionamendua arau­tzea.

b)    Identifikazio elektronikoko sistemak defini­tzea.

c)    Pasaiako Udalaren erregistro elektronikoa sor­tzea, eta haren fun­tzionamendua arau­tzea.

d)    Jakinarazpen elektronikoen fun­tzionamendua arau­tzea.    

e)    Dokumentu elektronikoen zenbait alderdi defini­tzea.        

f)    Espediente elektronikoen zenbait alderdi defini­tzea.         

2. artikulua.    Lege-esparrua.

— 30/1992 Legea, azaroaren 26koa, Herri Administrazioen Araubide Juridikoaren eta Administrazio Prozedura Erkidearen Legea.

— 11/2007 Legea, ekainaren 22koa, Hiritarrak zerbi­tzu publikoetara bitarteko elektronikoz sar­tze­ari buruzkoa.

— 2568/1986 Errege Dekretua, azaroaren 28koa, Toki Erakundeen Antolaketa, Jarduera eta Araubide Juridikoaren Erregelamendua onesten duena.

— 15/1999 Lege Organikoa, abenduaren 13koa, datuen babesari buruzkoa.

EGOI­TZA ELEKTRONIKOA

3. artikulua.    Egoi­tza elektronikoa.

1.    Hiritarrak zerbi­tzu publikoetara bitarteko elektronikoz sar­tze­ari buruzko ekainaren 22ko 11/07 Legearen 10. artikuluan jasotakoari jarraikiz, http://www.pasaia.net web-gunea izango da Pasaiako Udalaren Egoi­tza Elektronikoa.

2.    Halaber, egoi­tza elektronikoaren parte izango dira «pasaia.net» eta «pasaia.org» domeinuetan dauden web-guneak, http://www.pasaia.net orrian esteka espresa baldin badute.

3.    Pasaiako Udalaren egoi­tza elektronikoaren zati izango dira, halaber, Udalaren jabe­tzako datuak argitara­tzen eta kudea­tzen dituzten web-guneak, betiere 2003ko mar­txo­aren 19an Informatika Zerbi­tzuen Foru Elkartearekin (IZFE S.A.) sinatutako lankide­tza-hitzar­menaren edo horren ondorengoen, ordezkoen edo osagarrien babesean.   

4.    Egoi­tza elektroniko horretatik eratorritako egoi­tza elektroniko­tzat hartuko dira hauek: «Pasaiako Udal Euskaltegia», «Pasaia Musikal», «Pasaiako Zaharren Udal Egoi­tza» eta «Kirol Patronatua» udal-fundazio publikoak, nahiz etorkizunean eratu daitezkeen beste ­batzuk.           

5.    Bitarteko elektronikoen bidez Udala edo herritarrak baimendu behar direnean jarduera, prozedura eta zerbi­tzuetarako, hori egoi­tza elektronikoaren bidez egingo da.      

6.    Egoi­tza elektronikoa kudea­tzeko arduraduna Pasaiako Udaleko Antolaketa eta Giza Baliabideen Saila da.

IDENTIFIKAZIO ELEKTRONIKOA

4. artikulua.    Identifikazio elektronikoa.

1.    Pasaiako Udalarekin dituzten harremanetan, per­tso­nek eta entitateek Pasaiako Udalak baliozko­tzat hartutako sinadura elektronikoko sistemak erabili ahal izango dituzte sistema hori onar­tzen duten prozeduretan eta jardueretan. Egoi­tza elektronikoan, Pasaiako Udalak baliozko­tzat har­tzen dituen sinadura elektronikoko sistemen zerrenda eguneratua argitaratuko da.       


2.    Aldi baterako, sinadura elektronikoko sistemarik ez duten per­tso­nei eta entitateei, gako eragile eta pasahi­tza­ren bidezko ordezko sistema bat eman ahal izango zaie, Udalarekin harremanak izateko eskubidea gauzatu ahal izateko. Egoi­tza elektronikoan, gako eragilea eta pasahi­tza eska­tzeko jarraibideak eta formularioa argitaratuko dira.

3.    Sinadura elektronikoa edo gako eragilea erabili arren, dokumentu edo komunikazio elektronikoan sartu egin behar dira prozedura bakoi­tze­rako behar diren identifikazio-datuak. 

4.    Hirugarren baten izenean dokumentuak elektronikoki aurkezteko gaitutako per­tso­nek edo entitateek ekin­tza hori gauza­tzeko behar den ordezkari­tza izan behar dute, 30/1992 Legearen 32. artikuluari jarraikiz.   

5. artikulu honetako 1. eta 2. ataletan adierazitako sistemak izan ezean, eta Hiritarrak zerbi­tzu publikoetara bitarteko elektronikoz sar­tze­ari buruzko ekainaren 22ko 11/07 Legearen 22. artikuluan jasotakoari jarraikiz, udaleko fun­tzionario batek baliozko identifikazioa edo baimendura egin ahal izango du, emango zaion sinatura elektronikoko sistema erabiliz. Horretarako, herritarrak identifikatu eta berariazko baimena eman beharko du, eta horrek jasota geratu beharko du.       

6.    Pasaiako Udalak egunean izan beharko du aurreko atalean araututako identifikazio eta baimendurarako gaitutako fun­tzionarioen zerrenda, eta Udalaren egoi­tza elektronikoan publikatu.

ERREGISTRO ELEKTRONIKOA

5. artikulua.    Erregistro elektronikoa sor­tzea.

1.    Pasaiako Udalaren erregistro elektronikoa on line dagoen erregistro informatiko bat da, eta egoi­tza elektronikoan argitara­tzen diren prozedura eta izapideei dagozkien eskaerak, ida­tziak eta komunikazioak jaso­tzeko eta igor­tzeko aukera ematen du.

2.    Erregistro elektronikoak ez du erregistro orokor tradizionala ordezten; interesdunaren esku jar­tzen den beste bide bat da, eta haren helburua da Pasaiako Udalarekin dituzten harremanak bizkor­tzea, eta eraginkorrak eta erosoak izatea.

3.    Langile publikoen eta udalaren administrazio-unitateen posta elektronikoko poston­tzi korporatiboek ez dute, inolaz ere, erregistro elektronikoaren izaera izango.

4.    Ez dute erregistro elektronikoaren izaera izango, halaber, faxak jaso­tzeko gailuek, antolamendu juridikoan berariaz aurreikusitakoek izan ezik.

5.    Erregistro elektronikoa kudeatuko duen administrazio-unitatea Pasaiako Udalaren Idazkari­tza orokorra da. 

6. artikulua.    Erregistro elektronikoaren fun­tzionamendua.

1.    Erregistro elektronikoa urteko egun guztietan eta eguneko hogeita lau orduetan egongo da mar­txan.

2.    Eskaerak, ida­tziak, kon­tsul­tak eta komunikazioak jaso­tzeko zerbi­tzua manten­tze-lan tekniko edota operatibo justifikatuak egiteko arrazoiak daudenean soilik eten ahal izango da, ezinbestekoa den denborarako soilik. Zerbi­tzua etengo denean, ahalik azkarrena eman behar zaie horren berri erabil­tzaileei. Etenaldia ez denean plangin­tza­tua, ahal denean, erabil­tzaileak egoera horren berri ematen duen mezua ikusiko du.       

3.    Datuetarako sarreraren segurtasun-arrazoiengatik, izapide elektronikoak egin aurretik, erabil­tzaileak identifikatu egin beharko du, ordenan­tza honetako 4. artikuluan zehaztutako sistemaren baten bidez.

4.    Erregistro elektronikoak zerbi­tzu hauek emango ditu:       

a)    Erabil­tzaileak emandako dokumentazioaren agiri elektronikoa entrega­tzea, datu hauekin: Bidal­tzailearen identifikazioa, data, ordua, erregistro-zenbakia eta entregatutako dokumentuen zerrenda. Baldin eta interesatuak ziurtagiria jaso­tzen ez badu, edo jaso­tzen duen mezua errore edo akats baten berri ematen duen mezu bat bada, erregistro orokorrak eskaera, ida­tzia edo komunikazioa jaso ez duen seinale izango da, eta, hortaz, interesatuak beste uneren batean edo beste bitarteko ­batzuen bidez aurkeztu beharko du.

b)    Fitxa­tegiak zehaztutako formatuetan eransteko aukera. Interesatuek emandako dokumentuak eta irudiak Pasaiako Udalerako baliozko formatu eta estandarretara egokitu beharko dira. Egoi­tza elektronikoan, formatu eta estandar horien zerrenda eguneratua argitaratuko da.     



5.    Erregistro elektronikoaren bidez jaso edo igorritako eskaerak, ida­tziak edo komunikazioak sarrera edo irteeraren denbora-ordena errespetatuz erregistratuko dira. Idazpen guztiak ordena kronologikoan jasoko dira.

6.    Erregistro elektroniko orokorrean dokumentu elektronikoak jaso­tze­ari edo haren bidez igor­tze­ari buruz sor daitezkeen zalan­tzak edo desberdintasunak dokumentu elektroniko hori izapide­tzeko eskumena duen organo, administrazio-unitate edo entitate eskumendunak eba­tziko ditu.

7. artikulua.  Epeen zenbaketa.

1.    Erregistro elektronikoa, Pasaiako Udalari nahiz interesdunei dagozkien epe-zenbaketarako, data eta ordu ofizialek gidatuko dute.

2.    Egun naturaletan zehaztutako epeen zenbaketaren kasuan, eta interesdunek epeak bete­tze­ari dagokionez, jaiegun batean aurkezten dena hurrengo laneguneko lehen orduan aurkeztu dela ulertuko da, arauak jaiegun batean jaso­tzea berariaz baimen­tzen duenean izan ezik. Oro har, egun baliogabeak izango dira igandeak eta jaiegun bezala adierazten direnak.       

8. artikulua.  Dokumentuak aurkezteko baldin­tza orokorrak.

1.    Agiriak Pasaiako Udalaren erregistro orokor elektronikoan aurkeztea borondatezkoa izango da, lege mailako arauren batek besterik ezarri ezean; beraz, interesdunek erregistro orokor elektronikoa erabiliko dute, nahi izanez gero, Herri Administrazioen Araubide Juridikoari eta Administrazio Prozedura Erkideari buruzko azaroaren 26ko 30/1992 Legearen 38.4 artikuluan, ezarritako bideen ordez.

2.    Erregistro orokor elektronikoan eskabide, idazki eta komunikazioak aurkeztu ahal izateko, oro har, beharrezkoa izango da eska­tzailea identifika­tzea.

3.    Aurkeztutako dokumentazio, ida­tzi edo eskaera baten dokumentu osagarriak aurkezteko, erregistro elektronikoa, erregistro orokor tradizionala edo legez zehaztutako bitartekoren bat erabili ahal izango da.

4.    Erregistro elektronikoak egoera hauetan aurkeztutako dokumentu elektronikoak baztertu ahal izango ditu:   

a)    Erregistroaren material-eremutik kanpoko organo eta organismoen­tzako dokumentuak.

b)    Kode malezia­tsu­ren bat edo sistemaren segurtasunari eragin diezaiokeen gailuren bat dutenak.

c)    Dokumentu normalizatuei dagokienez, nahitaez bete beharreko atalak bete­tzen ez direnean, edo haiek izapide­tzea galarazten duten inkongruen­tziak edo ez aipa­tzeak daudenean.    

d)    Dokumentua Pasaiako Udalak onartutako formaturen batean egin ez denean.

e)    Dokumentuak ezarritako gehienezko tamaina gaindi­tzen duenean; erregistro elektronikoan bertan adieraziko da gehienezko zer tamaina onar­tzen den kasu bakoi­tzean.

5.    Aurreko atalean aurreikusitako kasuetan, igorleari horren berri emango zaio, eta adierazten zer arrazoirengatik bazter­tzen den, halakorik egin daitekeenean, eta hutse­gite horiek konpon­tzeko zer bide dauden eta zer helbidetan aurkeztu daitezkeen. Interesdunak hala eska­tzen duenean, aurkezteko egindako saiakeraren egiaztagiria bidaliko da, baita baztertua izateko arrazoien berri eman ere.

6.    4. atalean aurreikusten diren egoerak gertatu, eta erregistro elektronikoak dokumentua ­atzera bota­tzen ez badu; eskumena duen administrazio-organoak aka­tsa konpon­tzeko eskatuko du, eta ohartaraziko du, eskaerari eran­tzun ezean, aurkezpena ez dela baliozkoa edo eraginkorra izango.     

7.    Idatz-zati hauetan adierazitakoa gorabehera, inoren izenean dihardutenek ordezkari­tza hori frogatu beharko dute, aldez aurretik edo administrazio organoek eskatuz gero, horrela xeda­tzen baita Herri Administrazioen Araubide Juridikoari eta Administrazio Prozedura Erkideari buruzko azaroaren 26ko 30/1992 Legearen 32. artikuluan.        

9. artikulua.  Sarrera erregistroa izango duten agiriak.   

1.    Pasaiako Udalaren erregistro orokor elektronikoan sarrera-erregistroa egingo zaie eskabide, idazki eta komunikazioei, behar bezala identifikaturik badaude igorlea, eskaeraren xedea, Udaleko administrazio-organo edo administrazio-unitate har­tzailea eta administrazio-prozedurari buruzko araudi aplikagarrian eska­tzen diren gainerako datuak.

2.    Eskabide, idazki eta komunikazioen aurkezpen elektronikoari dagokionez, sistema elektronikoak interesdunei aurkezpen hori erraztuko die, eskaeraren eredu orokorra emanez, nahitaez bete behar diren eremuak adieraziz, edo, behar denean, berariazko eskaera-ereduak emanez, denak ere nahitaez erabili beharrekoak, sistemaren fun­tzionamendu egokia berma­tzeko.           

3.    Prozedura jakin batean eskabideak, idazkiak eta bestelako agiriak aurkezteko edota zenbait agiri ofizial atera­tzeko erregistro orokor elektronikoa erabili ahal izateak ez du esan nahi jarduketa horiek oso-osorik bide elektronikoetatik izapidetu daitezkeenik.    

10. artikulua.  Agiriak erregistro orokor elektronikoan aurkeztearen ondorioak.

1.    Eskabide, idazki, kon­tsulta eta komunikazioak Pasaiako erregistro orokor elektronikoan aurkezten direnean, ondorio juridikoak zuzenbidez onar­tzen diren gainerako bideetatik aurkezten direnean bezalakoak izango dira.

2.    Interesdunek erregistro orokor elektronikoan eskabideak eta gainerako agiriak aurkeztu izana frogatu ahal izango dute erregistroak automatikoki emango dien hartu-agiri elektronikoaren bidez.

3.    Erregistro orokor elektronikoak agiri bat jaso duela baiezta­tzeko emango duen hartu-agiria paperean inprimatu edota euskarri informatikoan gorde ahal izango da.

4.    Nolanahi ere, dokumentuak bitarteko elektronikoen bidez aurkeztean gerta daitezkeen arriskuak igorleak hartu beharko ditu bere gain, eta administrazioa ez da inongo inguruabarren eran­tzule izango, ez badira haren zerbi­tzu publikoen fun­tzionamenduari ego­tzi dakizkiokeenak.

5.    Interesdunak idazki edo eskabide bera erregistro orokor elektronikoan eta erregistro arrunt batean aurkezten badu, lehenbiziko sarrera-zenbakia duena baizik ez da izapidetuko.        


11. artikulua.  Agiri ofizialen irteerak.

Beste organo ­batzuei edo partikularrei zuzendutako idazki, komunikazio eta bestelako dokumentu ofizialen irteerari dagokionez, Pasaiako Udalaren erregistro orokor elektronikoak:

a)    Idazkia edo komunikazioa igorri den egun eta ordu zeha­tzak froga­tzeko bidea emango du.

b)    Administrazio-organo igorlea adieraziko du.

c)    Nori edo zer administrazio-organori igor­tzen zaion adieraziko du.

d)    Gaiaren laburpen bat jasoko du.

e)    Egiten den irteera-idazpenari hurrenkerako zenbaki bat ezarriko dio.

f)    Igorritako idazki edo komunikazio ofizialaren kopia gordeko du automatikoki.

g)    Irteerako hartu-agiri elektronikoa lor­tzeko aukera emango du.

12. artikulua.    Datuen babesa.

1.    Datu Per­tso­nalak Babesteari buruzko abenduaren 13ko 15/1999 Lege Organikoaren arabera, izapideetarako jasotako datu per­tso­nalak «Dokumentuen sarrera- eta irteera-erregistroa» fitxa­tegian sartuko dira, edo etorkizunean egin edo osa daitekeenean. Ordenan­tza hau onar­tzeko garaian, fitxa­tegi hori Datuak Babesteko Euskal Agen­tzian identifika­tzeko kodea hau da: 2050820145.           

2.    Fitxa­tegiaren organo arduraduna Pasaiako Udala da. Interesatuek Pasaiako Udalean erabiliko dituzte datu per­tso­naletan sar­tzeko, horiek zuzen­tzeko, ezerezteko eta horien aurka ­jotzeko eskubideak:        

Pasaiako Udala

San Juan 19, 20110, Pasaia (Gipuzkoa)

3. artikuluan adierazitako identifikazio-sistema elektronikoak erabil­tzen direnean; eska­tzaileak udalari baimena ematen dio emandako datu per­tso­nalak erabil­tzeko, nortasuna egiazta­tze­arren

JAKINARAZPEN ELEKTRONIKOA

13. artikulua.    Jakinarazpen elektronikoa.

1.    Pasaiako Udalak jakinarazpen elektronikoko sistema bat izango du, eta beste bitarteko edo sistema ­batzuen bidez osatu ahal izango da. Egoi­tza elektronikoan, Pasaiako Udalak baliozko­tzat har­tzen dituen jakinarazpen elektronikoko bitartekoen zerrenda eguneratua argitaratuko da.

2.    Jakinarazpenak bide elektronikoen bidez egingo dira interesdunak hala eskatu edo baimendu duenean, edo derrigorrezko bide­tzat zehaztu denean.           

3.    Eskaeran jakinarazpenak bitarteko elektronikoen bidez jaso­tzeko borondatea adieraziko da, eta jakinarazpen elektronikorako Pasaiako Udalak baliozkotu eta onartutako bitarteko bat adierazi.

4.    Prozedura jakin bateko jakinarazpen elektronikoa egindako­tzat joko da horretarako onartutako baliozko formen bidez egin ondoren, interesdunak edukiaren ezagu­tza eta ebazpenaren edo jakinarazpenaren helburu den ekin­tza­ren helmena ezagu­tzea dakarten jarduerak egitean.

5.    Bitarteko elektronikoak erabil­tzeko lehentasunaren nahiz onarpenaren berri emateko eta jaso­tzeko, bitarteko elektronikoak erabili ahal izango dira.

14. artikulua.    Ager­tze elektronikoaren jakinarazpena.

1.    Ager­tze elektronikoaren jakinarazpena interesduna behar bezala identifikatuta dagokion administrazio-jardueraren edukira egoi­tza elektronikoaren bidez sar­tzean ­datza.      

2.    Jakinarazpen elektronikoa egoera hauetan egon daitezke:

a)    Eskura. Interesatuak jakinarazpena poston­tzian jaso du eta eskura dauka, onartu, irakurri edo ­atzera bota dezan.    

b)    Irakurrita. Interesatuak jakinarazpena eskuratu eta zuzen irakurri du. Jakinarazpen-sistemak jakinarazpena eskuratu den eguna eta ordua egiazta­tzea ahalbidetuko du. Une horretatik aurrera, jakinarazpena gauzatu dela ulertuko da, legezko ondorio guztietarako.

c)    Baztertua. Interesatuak bere poston­tzira sartu baina jakinarazpen hori ez irakur­tzea erabaki­tzen du espresuki. Jakinarazpen-sistemak jakinarazpena eskuratu den eguna eta ordua egiazta­tzea ahalbidetuko du. Une horretatik aurrera, jakinarazpena baztertu dela ulertuko da, legezko ondorio guztietarako.

d)    Automatikoki baztertua. Administrazio-jakinarazpenen baliozkotasunaren legeak ezar­tzen duen epea igaro eta interesatuak ez du irakurri edo ­atzera bota jakinarazpena. Kasu horretan, jakinarazpena baztertu egin dela ulertuko da legezko ondorio guztietarako.

DOKUMENTU ELEKTRONIKOAK

15. artikulua.    Dokumentu elektronikoak.

1.    Dokumentu elektronikoek baldin­tza hauek bete beharko dituzte baliozkoak izateko:

a)    Edozein motatako informazioa izatea.

b)    Informazioa artxiba­tzea, euskarri elektroniko batean; formatu zehatz eta ezagun bateko euskarrian, hain zuzen.

c)    Bereiztea ahalbide­tzen duten identifikazio-datuak eduki­tzea, nahiz eta maila handiagoko espediente edo dokumentu elektroniko batean sartu.           

2.    Administrazioaren dokumentu elektronikoak, baldin­tza horiek bete­tzeaz gainera, elektronikoki igorri eta sinatu behar dira, 11/2007 Legeko 18. eta 19. artikuluetan aurreikusitako sinadura-sistemen bidez. Halaber, azaroaren 26ko 30/1992 Legean aurreikusitako baliozkotasun-baldin­tzak bete behar dituzte.

3.    Administrazioaren dokumentu elektroniko baten edo interesatuak igorritako dokumentu baten kopia elektronikoa egin eta kopia hori benetako kopia­tzat har­tzeko, baldin­tza hauek bete behar dira:

a)    Pasaiako Udalak jatorrizko dokumentu elektronikoa eduki­tzea.

b)    Kopia hori egiteko berariaz gaitutako fun­tzionario batek ematea, edo horretarako ezarritako sistemek, modu automatizatuan. Pasaiako Udalak kopia elektronikoak egiteko gaitutako fun­tzionarioen erregistro eguneratua izango du.      

c)    Sinadura elektronikoaren informazioak eta, egonez gero, denbora-zigiluak jatorrikoarekin bat datorrela egiazta­tzeko aukera ematea.

16. artikulua.  Dokumentu ez elektronikoetatik lortutako dokumentu elektronikoak.

1.    Pasaiako Udalak paperean edo digitalizatu daitekeen beste euskarri ­batzuetan dauden dokumentuen kopia elektronikoak egin ditza­kete.

2.    Pasaiako Udalak igorritako dokumentuen eta interesatuek emandako dokumentu pribatuen kopia elektronikoak egin daitezke.

3.    «Irudi elektroniko» deri­tzo paperean edo irudi fidela sor­tzea ahalbide­tzen duen beste edozein euskarritan dagoen dokumentu bat digitaliza­tze­aren emai­tzari. «Digitalizazio» deri­tzo papereko edo euskarri ez elektroniko bateko dokumentu bat fitxa­tegi elektroniko bihur­tzen duen prozesu teknologikoari, dokumentuaren irudi kodetua, fidela eta zuzena ematen duenari.

4.    Irudi elektronikoak benetako kopia elektronikoak izango dira, Pasaiako Udalak baldin­tza hauek bete­tzen baditu:      


a)    Kopiatutako dokumentua jatorrizkoa edo benetako kopia izatea.

b)    Kopia elektronikoak baliozko sinadura elektronikoa izatea.

c)    Kopia hori idazkariak edo berariaz gaitutako fun­tzionario batek egitea, edo horretarako ezarritako sistemek, modu automatizatuan. Pasaiako Udalak egunean izan beharko du dokumentu ez elektronikoetatik abiatuta kopia elektronikoak egiteko gaitutako fun­tzionarioen zerrenda.          

17. artikulua.  Formatu ez-elektronikoko dokumentuak sun­tsi­tzea.

1.    Pasaiako Udalak dokumentu originalak eta paperezko edo beste edozein euskarri ez-elektronikoko benetako kopiak sun­tsitu ahal izango ditu haien benetako kopia elektronikoak sortu direnean, betiere baldin­tza hauek bete­tzen badira:    

a)    Dokumentuak sun­tsi­tzeko, alkatearen ebazpena behar da, horretarako espedientea bideratu aurretik; eta udal artxi­boko arduradunak nahitaez txos­tena egin beharko du. 

b)    Dokumentuak sun­tsi­tzeko espedientean datu hauek zehaztuko dira:

— Sun­tsitu beharreko dokumentu-mota.

— Eragindako administrazio-prozedurak.

— Sun­tsi­tze-prozesuaren baldin­tzak eta bermeak.

— Prozeduraren per­tsona edo administrazio-organo arduradunak.

— Dokumentu bat sun­tsi­tze­aren arrisku erlatiboei buruzko txos­tena, kopia elektronikoak gorde­tzeko bermeak berariaz adieraziz.

c)    Kasu guztietan, dokumentu guztiak indarrean dauden legezko arauetan ezarritakoaren arabera sun­tsi­tuko dira eta, zehazki, izaera per­tso­naleko datuak babesteari dagokionaren arabera.

18. artikulua.  Interesdunek igorritako dokumentu elektronikoak.

1.    Hiritarrek dokumentu elektronikoak igorri ahal izango dituzte interesatuak diren espedienteetan.

2.    Paperezko euskarriko dokumentuen irudi elektronikoen fideltasuna interesdunen sinadura elektronikoaren bidez bermatuko da, Hiritarrak zerbi­tzu publikoetara bitarteko elektronikoz sar­tze­ari buruzko ekainaren 22ko 11/2007 Legearen 35.2 artikuluari jarraikiz. Kasu horietan, udalak jatorrizko dokumentuarekin erka­tzea eskatu ahal izango du.       

3.    Interesatuek emandako dokumentuak eta irudiak Pasaiako Udalerako baliozko formatu eta estandarretara egokitu beharko dira. Egoi­tza elektronikoan, formatu eta estandar horien zerrenda eguneratua argitaratuko da.      

19. artikulua.  Interesatuek kopia elektronikoak lor­tzea.  

Hiritarrek eskubidea dute interesatu diren prozeduren parte diren dokumentu elektronikoen kopia elektronikoak lor­tzeko, dagokion prozedura arau­tzen duen araudian ezarritakoaren arabera.        

Kopia interesatuaren kontura lortuko da, eta egiaztagirien eta dokumentuen laburpen bat egin daiteke edo interesatuari eragiten ez dioten datuen konfiden­tzialtasuna manten­tzea ahalbide­tzen duten beste metodo elektroniko ­batzuk erabili.

20. artikulua.  Dokumentuen fitxa­tegi elektronikoa.

1.    Pasaiako Udalak formatu elektronikoan gordeko ditu administrazio-espediente baten parte diren dokumentu elektroniko guztiak, baita, araututako administrazio-prozedura baten parte izan ez arren, udal eta hiritarren arteko harremanen ebiden­tzia diren beste dokumentu ­batzuk. Artxi­boaren arduradunak dokumentu horietara sarbidea izango du, eta horiek gainbegira­tzeaz arduratuko da.

2.    Dokumentu elektronikoak batera gorde daitezke edo horien informazioa datu-base batean sartuta. Horretarako, eta datu horien sinadura elektronikoa egiazta­tzeko, dokumentuen jatorri diren inprimaki edo eredu elektronikoak berregingo direla bermatuko da.  

3.    Artxi­batutako dokumentu elektronikoak kon­tser­batu, eskuratu eta irakurri ahal izango direla berma­tzeko, dokumentu horiek kopia­tze­ari buruz unean indarrean dauden arauen arabera, hainbat jarduera egin daitezke: Migrazio-eragiketak, emulazioak eta dokumentu elektronikoak bihur­tzea.

4.    Fitxa­tegi elektronikoen arduradunek benetako kopiak sustatuko dituzte, dokumentuen eta fitxa­tegiko espedienteen formatua aldatuta, haien formatuak eraginkorra izateari ­utzi eta informazioa gal­tzeko arriskua dagoen bezain azkar.

ESPEDIENTE ELEKTRONIKOA

21. artikulua.  Espediente elektronikoa.

1.    Espediente elektronikoak prozedura bakoi­tzean legez aurreikusitako administrazio-izapideei eta horiek Pasaiako Udalean duten aplikazio espezifikoari jarraikiz diseinatuko dira.

2.    Espediente elektroniko bakoi­tzak kode bat izango du, identifikatu ahal izateko. Administrazio arteko trukea errazten duten sistemak erabiliko dira, ahal den neurrian.

3.    Espediente elektronikoak dokumentu elektronikoz osatuta egongo dira; beste espediente elektroniko ­batzuk ere eduki ditza­kete, prozedurak hala eska­tzen badu. Baldin eta, salbuespenez, espedientera sartu beharreko dokumentu jakin ­batzuen izaera edo luzera dela eta, dokumentu horiek espedientean sar­tzea zaila edo ezinezkoa gerta­tzen bada, espedientearen aurkibidean sartu beharko dira, formatu ez-elektronikoan aurkeztu daitezkeela ahaztu gabe.

4.    Espediente elektronikoan sar­tzen diren dokumentuak iraupen luzeko eta erabil­tzaile guztiek doan erabil ditza­keten tresnen bidez eskura­tzeko moduko formatuetara egoki­tzen saiatu beharko da.

5.    Hiritarrak zerbi­tzu publikoetara bitarteko elektronikoz sar­tze­ari buruzko ekainaren 22ko 11/2007 Legearen 37. artikuluaren arabera, Pasaiako Udalak osorik bitarteko elektronikoen bidez kudea­tzen diren administrazio-prozeduretan, haiek izapide­tzen dituzten organoek sarbide murriztuko zerbi­tzu elektroniko bat jarriko dute interesatuaren eskura. Interesatuak, bere burua identifikatu ondoren, prozedura zertan den kon­tsulta­tzeko aukera izango du, baldin eta araudiak ez badizkio mugak jar­tzen informazioaren zabalpenari. Prozeduraren izapideak zertan diren adierazteko informazioak datu hauek emango ditu: Zer izapide egin diren, izapide horien edukia eta izapide horiek noiz eman diren.

6.    Osorik bitarteko elektronikoen bidez kudea­tzen ez diren prozeduren kasuan, izapidearen egoerari buruzko informazioa emateko zerbi­tzu elektronikoak gaituko dira, eta, ­gutxienez, prozedura zer fasetan dagoen eta organo edo unitate arduraduna zein den adieraziko da.

XEDAPEN GEHIGARRIA

Ordenan­tza honetan Pasaiako Udalean eskuragarri dauden edo denbora-epe labur batean eskuragarri egongo diren administrazio elektronikoaren zenbait alderdi arau­tzen dira. Beste alderdi ­batzuk (fakturazio elektronikoa, esaterako) ordenan­tza honetatik kanpo gera­tzen dira behin-behinean, udalean zer sistema eta prozedura erabiliko diren definitu arte. Une horretan ordenan­tza egunera­tzea proposatuko da, alderdi horiek sar­tzeko.

AMAIERAKO XEDAPENAK

Lehenengoa.   

Ordenan­tza hau indarrean sartuko da Toki Araubidearen Oinarriak arau­tzen dituen apirilaren 2ko 7/1985 Legeko 70.2 artikuluan ezarritakoaren arabera, testu osoa Gipuzkoako Aldizkari Ofizialean argitaratu ostean, eta lege bereko 65.2 artikuluan aurreikusitako epea igaro ondoren.

Bigarrena.   

Pasaiako Udalaren administrazio elektronikoa ordenan­tza honek arautuko du, eta, ordenan­tzan aurreikusten ez diren kasuetan, 11/2007 Legea, 30/1992 Legea eta aplika daitezkeen gainerako arauak aplikatuko dira.

Hirugarrena.   

Ordenan­tza hau Pasaiako Udalaren egoi­tza elektronikoan argitaratuko da: Http://www.pasaia.net