Gipuzkoako Aldizkari Ofiziala

111. zenbakia Data 1998-06-16 7998 orria

7 UDAL ADMINISTRAZIOA

LEZOKO UDALA
Udal agiritegiaren erregelamendua

LEZOKO UDALA

Iragarkia

Udalak, 1997ko abenduaren 18an egin zuen osoko bilkuran, hasierako onarpena eman zion Lezoko Udal Argiteriko Araudiari.

Araudia, Udaleko iragarki-oholean eta Gipuzkoako Aldizkari Ofizialean (1998ko martxoaren 3koa, 41.alea) iragarri bezala jendaurrean egon da 30 egun

Denbora horretan alegazio idatzirik egon ez denez araudia behin-betiko onartua geratu da , eta argitaratzea erabaki da, Toki-Jaurbidearen Oinarriak arautzen duten Legeko 70.2 artikuluak hala agintzen baitu.

Lezo, 1998, ekainak 10.—Mikel Arrizabalaga, Alkateak.

(686) (5641)

LEZOKO UDAL AGIRITEGIKO ARAUDIA

1.artikulua.

Araudi honen helburua Udal Agiritegiaren erabileraren normalizazioa da. Agiritegia zerbitzu publiko bat da eta helburutzat ditu: ondare dokumentala gorde, eta haren inbentarioa egin eta hura zabaltzea. Udal gestio administratibo on bat garantizatzea ere badauka helburutzat.

Lezoko Udal agiritegia Udal administrazioaren iharduera jasotzen duten dokumentuez osatzen da. Dokumentuen antzinatasunaren arabera hauek historiko eta admnistratibotan banatzen dira.

Era berean Udal Agiritegiaren parte dira Lezorentzat interesa duten, eta Ondare Dokumentala osatuko duten, erosketak, deposituak eta partikularren edo erakundeen donazio dokumentalak.

2.artikulua.

Udal artxibozainaren eginkizunak hauek dira:

1.Udal admnistrazioak sortzen dituen dokumentuak behar bezalako baldintzetan jasotzea, kontserbatzea eta zaintzea.

Udal Agiritegi Historikoari dagokionez, partikular, entitate pribatu eta elkarteetatik etorritako fondoak, ondare dohantzak eta agiri bildumak onartzea hiriarentzat interesgarriak direnean.

2.Dokumentazioa ordenatu eta klasifikatzea, aldez aurretik ezarriko diren irizpideen arabera. Horretarako deskribapenerako tresnak sortuko dira (indizeak, inbentarioak etab.) baita klasifikazio koadro bat ere.

3.Udal dokumentazioa Agiritegira transferitzeko beharrezko irizpideak ezartzea.

4.Bulego ezberdinei beren eguneroko lanean sortzen duten dokumentazioaren ordenamendu eta klasifikazioan laguntzea, bulegoko agiritegi eraginkorrak sortuz, modu honetara, Udal osoan Agiritegi Sistema bat ezarriko delarik.

5.Interesa duten erabiltzaileen esku Udal dokumentaziorako ailegabideak jartzea.

6.Material dokumentalaren maileguetarako baldintzak finkatzea.

7.Udal administrazioaren funtzionamendu hobe baterako laguntzea, beren funtzioen betebeharretan udal organismo ezberdinek behar duten dokumentazioa modu eraginkor batean emanez.

8.Udal enpresa eta erakunde autonomoek sortzen duten dokumentazioak jaso behar duen tratamenduari buruzko irizpideak finkatzea. Funtsean, udal bulegoentzat finkatutakoen antzekoak izango dira.

3 artikulua.

Depositu mota ezberdinen definizioa eta agiritegi bakoitzean dokumentuek igarotzen duten epea.

1.Bulegoetako agiritegia, eraginkor dagoen dokumentazioaz osatua. Sortzen duen erakundearen ihardueretarako beharrezkoa den dokumentazioa da hau. Dokumentazioak bulegoetan igaroko duen denbora tramitea bukatu eta ondorengo bost urtekoa izango da, baldin eta aparteko beste arrazoiren batengatik, (espazio arazoak, kontsulta maila etab.), denboraldi hori aldatzea erabakitzen ez bada.

2.Bestalde, 6 eta 30 urte bitarteko dokumentazioak Agiritegi administratiboa osatzen du.

3.Azkenik, 30 urte baino zaharragoa den dokumentazioa Agiritegi Historikoaren parte da.

4 artikulua.

1.Udal Ondare dokumentala zaindu beharra dela medio, hura osatzen duten dokumentuak ezin izango dira suntsitu agiritegi administratiboetan dokumentuen aukeraketak egiteko ezarritako arauen aurka. Edozein modutara ere, Idazkaria eta Artxibozaina izango dira, indarrean dagoen legerian ezarritako irizpideei jarraituz, dokumentuen kontserbazioaz edo suntsitzeaz erabakia hartuko dutenak. Beti ere kontutan hartu beharko da, dokumentazio horren indarraldi administratiboak bukatua egon behar duela.

2.Dena dela, bost urte baino gutxiagoko dokumentazioak ezin izango du inolako xehaketarik, xahuketarik edo garbiziorik jasan. Dokumentazioaren aukeraketa egiteko momenturik egokiena gisa marka daiteke, dokumentazio horrek 30 urte bete behar dituen eta Agiritegi Historikora pasa baino lehenagoko bitartea.

5 artikulua.

Dokumentuen klasifikazioa eskuragarritasuna kontuan hartuta.

1.Ondare dokumentala ostazen duten dokumentuak ondorengo sailkapen hau jarraituko dute:

a) Kontsulta libreko dokumentazioa: hurrengo puntuan senalatzen diren kasuetan barne ez dagoen dokumentazio oro.

b) Kontsulta mugatuko dokumentazioa:

—Pertsonen intimitatearen gain eragina izan dezakeen dokumentazioa. Dokumentazio hori interesatuak berak edo zuzeneko interesa ziurta dezaketen hirugarren pertsonek bakarrik kontsultatu ahal izango dute.

—Estatuaren Segurtasunaren edo Defentsa Nazionalaren gain eragina izan dezaketen dokumentuak.

—Delituen ikerketarako tramitaturiko dokumentazioa.

Udal-dokumentazioren baten eskuragarritasunari buruz dudarik balego, Artxibo Buruak eta Idazkariak onetsi edo ukatuko lukete kontsulta.

Udalaren zerbitzura dauden langileek, nahiz zinegotziek, Udal Agiritegian dagoen dokumentazio guztia kontsultatu ahal izango dute, haren sailkapenaren mugak kontuan hartu gabe, betiere beren funtzioen garapenak hala eskatzen badu.

6 artikulua.

Kontsultarako zerbitzua.

1.Edozein pertsonak kontsultatu ahal izango ditu, libre eta doainik, Udal Ondare dokumentaleko dokumentuak, kontsulta publikorako ezarritako baldintzak kontuan hartuta eta kontsulta horrek dokumentuarentzat inolako arriskurik suposatzen ez badu. Kontsultarako eskaerak instantzia bidez egingo dira. Instantzia hauek, Idazkaritzaren oniritziarekin, Agiritegira bidaliko dira, eta han Kontsulta Errejistro baten barruan jasorik geratuko dira.

2.Agiritegia kontsultarako publikoarentzat zabalik edukiko den ordutegia bulegoetako publikoarentzako ordutegia bera izango da. Erabiltzaileek horretarako dauden egotegietan kontsultatuko dute dokumentazioa.

3.Erabiltzaileek kontsultatzen ari diren dokumentazioaren gaineko erantzukizuna izango dute eta ardura handiz erabili beharko dute dokumentu oro.

4.Agiritegiko depositura bertako langileek bakarrik sartu ahal izango dute.

7 artikulua.

Udal Agiritegira egiten diren transferentziak.

1.Dokumentazioa kaja barruan jasota iritsiko da Agiritegira, aske heldu ahal izango diren liburu enkoadernatuak izan ezik.

2.Transferentzia serieka egingo da eta kaja bakoitzean serie bereko espedienteak bakarrik sartuko dira. Transferentzietarako egutegi bat egingo da transferitu beharreko dokumentazio-kopuru osoaren eta Agiritegiko lanaren arabera.

3.Kajetan sartu baino lehen, espedienteak banaka banaka errebisatuko dira, ordenatuak, osorik eta garbi (grapa, klips etab. gabe) daudela egiaztatzeko eta bikoiztuak badaude kopiak ezabatzeko. Era berean espedienteek zenbaki korrelatibo bana jasoko dute.

4.Bulegoetako inbentario informatikoetatik Agiritegiko datu basera transferitu beharreko espedienteen fitxa informatikoak importatu egingo dira, eta horrela, bere horretan automatikoki sartuko dira inbentario orokorrera.

5.Kaja bakoitzari zenbaki bat ipiniko zaio eta gordetzen dutena deskribatuko da: seriea, datak (lehena eta azkena), kajak dituen espedienteen zenbakiak.

6.Agiritegira iristen diren liburu guztiek irekitze dilijentzia, titulua eta folio guztiak zenbakituak ekarri beharko dituzte. Era berean, transferitutako espedienteak originalak izango dira, baldin eta kopia bat bidaltzeko arrazoi justifikaturen bat ez badago behintzat.

7.Agiritegira egiten den transferentzi bakoitzean Transferentzi Erlazio informatiko bat gehituko da:

Bulego igortzaileak bete beharko ditu:

a)  Dokumentazioa bidaltzen duen egotegiari buruzko datuak: zerbitzua, departamentua, saila.

b)  Dokumentazioaren transferentzia egiten den egunaren data osoa (urtea, hilabetea, eguna).

c)  Kaja edo liburu bakoitzaren ordena zenbakia.

d)  Kaja edo liburu bakoitzean dagoen dokumentazioaren data (lehena eta azkena).

e)  Kaja bakoitzean dagoen dokumentazioaren gaia laburki deskribatua eta bakoitzak daramatzan espedienteen zenbakiak.

f)  Departamentuko buruaren izen abizenak, sinadura eta zigilua.

g)  Tranferitutako espediente bakoitzaren fitxak.

8.Agiritegiak dokumentazioa jaso ondoren, haren transferentzi zerrendan izendatzen dena bera dela ziurtatuko da. Ez bada, dokumentazioa itzuli egingo da. Dena ondo badago Artxibozainak jaso izana sinatuko du eta dokumentazioaren kargu hartuko du.

8.artikulua.

Mailegu zerbitzua.

1.Udaleko bulego ezberdinetara egiten diren maileguak mailegu-erregistro informatiko baten bidez egingo dira.

2.Era berean bulego bakoitzak bere mailegu errejistroa izango du beste bulegoetako edo zinegotzien eskaerei erantzuna emateko.

3.Agiritegira dokumentazio bat eskatzerakoan mailegu-orri informatiko bat beteko da, non azalduko diren: tipo dokumentala, signatura, espediente zenbakia baldin badauka, gaia, bulego eskatzailea, dokumentazio horren erantzule egiten den pertsona, mailegua egiten den eguna eta itzuli beharrekoa.

4.Mailegu-orriaren bi kopia inprimatuko dira: bat eskatutako dokumentazioarekin batera joango da bulego eskatzailera eta bestea eskatutako espedientearen signaturan gordeko da.

5.Mailegu epea hilabetekoa izango da gehienik, eta dokumentazioa denbora luzeagoz behar bada eskaera berritu egin beharko da.

6.Sistema hau bera ezarriko da bulego bakoitzeko mailegu zerbitzuan.

7.Justifikatutako eta Idazkariaren baimena daukaten aparteko kasuetan izan ezik, ez espediente, ez liburu, ez beste edozein agiritegiko dokumentu ezin izango da Udaletxetik kanpora atera.