Boletín Oficial de Gipuzkoa

Número 58 Fecha 29-03-2010 Página 129

7 Administracion Municipal

AYUNTAMIENTO DE PASAIA
Aprobacion definitiva ordenanza regiuladora de diversos aspectos de la administración electronica en el Ayuntamiento de Pasaia

AYUNTAMIENTO DE PASAIA

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Habiendo sido sometido a información pública el acuerdo adoptado por el Pleno del Ayuntamiento en sesión celebrada el 2 de febrero de 2010 de aprobación provisional de la «Ordenanza reguladora de diversos aspectos de la Administración Electrónica en el Ayuntamiento de Pasaia» sin que haya sido formulada alegación alguna, se eleva el acuerdo a definitivo, procediéndose a la pública íntegra del texto de la Ordenanza en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 70.2 de la Ley 7/85 de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local.

Pasaia, a 24 de marzo de 2010.—La Alcaldesa.

(994)    (3627)

ORDENANZA REGULADORA DE DIVERSOS ASPECTOS DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRONICA EN EL
AYUNTAMIENTO DE PASAIA

EXPOSICION DE MOTIVOS

La creciente implantación de las nuevas tecnologías de la información en todos los ámbitos de la vida hace necesario el acercamiento de la administración electrónica al ciudadano/a con objeto de facilitarle la realización de las gestiones sin necesidad de personarse en la oficinas municipales.

Una administración que quiera estar a la altura de los retos tecnológicos del siglo XXI debe promover el uso de las comunicaciones electrónicas, incorporando en sus trámites y procedimientos aquellos avances y novedades electrónicas que permitan ofrecer la máxima eficacia en los servicios que presta a sus ciudadanos/as.

Es responsabilidad del Ayuntamiento generar confianza y seguridad en la utilización de las tramitaciones electrónicas, poniendo a su servicio los avances tecnológicos posibles. En definitiva, es responsabilidad de la administración acortar el camino entre la gestión presencial y la electrónica y es nuestra responsabilidad emprender acciones encaminadas a reducir la barrera que distancia al ciudadano/a de la administración.

La Ley 11/2007 de 22 de junio sobre acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos establece que a 31 de diciembre de 2009 las administraciones locales deberán permitir que los ciudadanos/as ejerzan los siguientes derechos que le son reconocidos por la propia ley en relación con la utilización de los medios electrónicos:

1.    Elegir el canal a través del cual relacionarse con la administración.

2.    No aportar los datos y documentos que obren en poder de la administración.

3.    Igualdad en el acceso electrónico a los servicios.

4.    Conocer el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados.

5.    Obtener copias electrónicas de los documentos.

6.    Conservar en formato electrónico los documentos que forman parte del expediente.

7.    Obtener los medios de identificación electrónica necesarios, pudiendo las personas físicas utilizar la firma electrónica del Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico con cualquier administración.

8.    Utilizar otros sistemas de firma electrónica.

9.    Garantía de seguridad y confidencialidad.

10.    Calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos.

11.    Elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las administraciones siempre que utilicen estándares abiertos.

Artículo 1.    Objeto.

La presente Ordenanza tiene por objeto regular diversos aspectos de la administración electrónica en el Ayuntamiento de Pasaia, más en concreto:

a)    Crear y regular el funcionamiento de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Pasaia.

b)    Definir los sistemas de identificación electrónica.

c)    Crear y regular el funcionamiento del Registro Electrónico del Ayuntamiento de Pasaia.

d)    Regular el funcionamiento de las Notificaciones Electrónicas.

e)    Definir diversos aspectos de los Documentos Electrónicos.

f)    Definir diversos aspectos de los Expedientes Electrónicos.

Artículo 2.    Marco Legal.

— Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

— Ley 11/2007 de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

— Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales.

— Ley orgánica 15/1999, de 13 diciembre de proteccion de datos de caracter personal.

SEDE ELECTRONICA

Artículo 3.    Sede Electrónica.

1.    A los efectos de lo previsto en el art. 10 de la Ley 11/07 de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se constituye la página web http://www.pasaia.net como Sede Electrónica del Ayuntamiento de Pasaia.

2.    Asimismo formarán parte de la sede electrónica todas aquellas páginas web incluidas en los dominios «pasaia.net» y «pasaia.org» y que se encuentre expresamente enlazadas desde la página web originaria http://www.pasaia.net

3.    Asimismo se incluirán en el ámbito de la sede electrónica del Ayuntamiento de Pasaia los sitios web en los que se publiquen y gestionen datos propiedad del Ayuntamiento al amparo del Convenio de Colaboración suscrito con la Sociedad Foral de Servicios Informáticos (IZFE S.A.) con fecha 19 de marzo de 2003, o los que lo sucedan, sustituyan o complementen.

4.    Tendrán la consideración de sede electrónica derivada de la misma las siguientes personas jurídicas u organismos autónomos: «Pasaiako Udal Euskaltegia», «Pasaia Musikal», «Pasaiako Zaharren Udal Egoi­tza» y «Patronato Municipal de Deportes», así como otras que en el futuro pudieran constituirse.

5.    A través de la sede electrónica se realizarán las actuaciones, procedimientos y servicios que requieran la autenticación por medios electrónicos del Ayuntamiento o de los/as ciudadanos/as.

6.    La unidad administrativa responsable de la gestión de la sede electrónica es el departamento de Organización y Recursos Humanos del Ayuntamiento de Pasaia.

IDENTIFICACION ELECTRONICA

Artículo 4.    Identificación Electrónica.

1.    En sus relaciones con el Ayuntamiento de Pasaia las personas y entidades podrán utilizar sistemas de firma electrónica que el Ayuntamiento considere válidos para aquellos procedimientos y actuaciones que los admitan. En la sede electrónica se publicará la relación actualizada de sistemas de firma electrónica que el Ayuntamiento de Pasaia considera como válidos.

2.    Transitoriamente a las personas y entidades que no dispongan de sistemas de firma electrónica se les podrá facilitar un sistema alternativo de clave operativa y contraseña que permita el ejercicio del derecho a relacionarse con el Ayuntamiento. En la sede electrónica se publicarán las instrucciones y formularios para solicitar la mencionada clave operativa y contraseña. 

3.    El uso de la firma electrónica y/o clave operativa no excluye, en su caso, la obligación de incluir en el documento o comunicación electrónica los datos de identificación que sean necesarios de acuerdo con el procedimiento en cuestión.

4.    Las personas o entidades habilitadas para la presentación electrónica de documentos en representación de terceros deberán ostentar la representación necesaria para cada actuación, en los términos establecidos en el Artículo 32 de la Ley 30/1992.

5.    Para los casos en los que no se disponga de los sistemas señalados en los apartados 1 y 2 del presente Artículo, y en cumplimiento de lo previsto en el art. 22 de la Ley 11/07 de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la identificación o autenticación podrá ser validamente realizada por un funcionario/a municipal mediante el uso del sistema de firma electrónica del que estará dotado. Para ello el ciudadano/a deberá identificarse y prestar su consentimiento expreso, debiendo quedar constancia de ello.

6.    El Ayuntamiento de Pasaia mantendrá actualizada la relación de los funcionarios/as habilitados para la identificación o autentificación regulada en el apartado anterior, que se publicará en la sede electrónica del Ayuntamiento.

REGISTRO ELECTRONICO

Artículo 5.    Creación del Registro Electrónico.

1.    El Registro Electrónico del Ayuntamiento de Pasaia es un registro informático on line que permite recibir y remitir solicitudes, escritos y comunicaciones relativas a los procedimientos y trámites que se publiquen en la sede electrónica.      

2.    El registro electrónico no es sustitutivo del tradicional registro general, sino un cauce adicional a disposición del interesado/a que persigue la agilización, eficacia y comodidad de las relaciones con el Ayuntamiento de Pasaia.

3.    En ningún caso tendrán la condición de registro electrónico los buzones de correo electrónico corporativo asignado a los empleados/as públicos o a las unidades administrativas municipales.

4.    Tampoco tendrán la consideración de registro electrónico los dispositivos de recepción de fax, salvo aquellos supuestos expresamente previstos en el ordenamiento jurídico.

5.    La unidad administrativa responsable de la gestión del registro electrónico es la Secretaría General del Ayuntamiento de Pasaia.

Artículo 6.    Funcionamiento del Registro Electrónico.

1.    El Registro Electrónico estará en funcionamiento las veinticuatro horas del día, todos los días del año.

2.    La recepción de solicitudes, escritos, consultas y comunicaciones sólo podrá interrumpirse cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo y únicamente por el tiempo imprescindible. La interrupción deberá anunciarse a los potenciales usuarios/as con la antelación que, en su caso, resulte posible. En los supuestos de interrupción no planificada y siempre que ello sea posible, el usuario/a visualizará un mensaje en el cual se comunique dicha circunstancia.

3.    Por motivos de seguridad en el acceso a los datos, la tramitación electrónica exigirá la previa identificación del usuario/a mediante los sistemas señalados en el art. 4 de la presente ordenanza.

4.    El Registro Electrónico dispondrá de los siguientes servicios:

a)    Entrega de un Justificante Electrónico de la documentación aportada por el usuario/a con la identidad del remitente, la fecha, hora y número de registro y relación de documentos aportados. La no recepción por la persona interesada del justificante acreditativo o, en su caso, la recepción de un mensaje de indicación de error o de deficiencia de la transmisión implicará que no se ha producido la recepción de la solicitud, escrito o comunicación, debiendo por tanto la persona interesada realizar la presentación en otro momento o utilizando otros medios.

b)    Posibilidad de adjuntar ficheros en los formatos que se establezcan. Los documentos y las imágenes electrónicas aportadas por los interesados/as deberán ajustarse a formatos y estándares válidos para el Ayuntamiento de Pasaia, así como respetar los tamañós máximos que en cada caso se establezcan. En la sede electrónica se publicará la relación actualizada de tales formatos y estándares así como el tamaño máximo admitido.

5.    Las solicitudes, escritos o comunicaciones que se reciban o se remitan a través del Registro Electrónico se registrarán respetando el orden temporal de recepción o salida. Todos los asientos quedarán ordenados cronológicamente.

6.    Las cuestiones relativas a las dudas o discrepancias que se produzcan acerca de la emisión o recepción de documentos electrónicos en el Registro General Electrónico las resolverá el órgano, unidad administrativa o entidad competente para la tramitación del documento electrónico de que se trate.

Artículo 7.  Cómputo de plazos.

1.    El registro electrónico se regirá a efectos de cómputo de los plazos imputables tanto a los interesados/as como al Ayuntamiento de Pasaia por la fecha y hora oficiales.

2.    A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles o naturales, y en lo que se refiere al cumplimiento de plazos por los interesados/as, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil. Con carácter general serán días inhábiles los domingos y los señalados como festivos.   

Artículo 8.  Presentación de documentos electrónicos.      

1.    La presentación de documentos en el Registro General Electrónico del Ayuntamiento de Pasaia tendrá carácter voluntario para las personas interesadas, siendo alternativa a la utilización de los medios señalados en el Artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, salvo que una norma específica establezca otra cosa.

2.    La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones por medio del Registro General Electrónico requerirá, con carácter general, la identificación del solicitante.

3.    La presentación de documentación complementaria a una comunicación, escrito o solicitud presentada en el registro electrónico podrá ser realizada asimismo a través del registro electrónico, a través del tradicional registro general, o a través de los medios que reglamentariamente se establezcan.

4.    El registro electrónico podrá rechazar los documentos electrónicos que se le presenten en las siguientes circunstancias:

a)    Que se trate de documentos dirigidos a órganos u organismos fuera del ámbito material del registro.

b)    Que contengan código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.

c)    En el caso de utilización de documentos normalizados, cuando no se cumplimenten los campos requeridos como obligatorios o cuando contenga incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.

d)    Que el documento no esté realizado en alguno de los formatos admitidos por el Ayuntamiento de Pasaia.

e)    Que el documento electrónico exceda del tamaño máximo establecido; en el propio registro electrónico se indicará cuál es el tamaño máximo admitido en cada caso.

5.    En los casos previstos en el apartado anterior, se informará de ello al remitente con indicación de los motivos del rechazo así como, cuando ello fuera posible, los medios de subsanación de tales deficiencias y dirección en la que pueda presentarse. Cuando el interesado/a lo solicite se remitirá justificación del intento de presentación y de las circunstancias de su rechazo.

6.    Cuando concurriendo las circunstancias previstas en el apartado 4, no se haya producido el rechazo automático por el registro electrónico, el órgano administrativo competente requerirá la correspondiente subsanación, advirtiendo que, de no ser atendido el requerimiento, la presentación carecerá de validez o eficacia.

7.    Lo señalado en estos apartados no exime en su caso de la obligación de acreditar la representación con que se actúa en nombre de otra persona, a priori o a requerimiento de los órganos administrativos, de acuerdo con lo que dispone el Artículo 32 de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Artículo 9.  Documentos susceptibles de registro de entrada.

1.    Son susceptibles de registro de entrada en el Registro General Electrónico del Ayuntamiento de Pasaia las solicitudes, los escritos y las comunicaciones en las que quede correctamente identificado/a el remitente, el objeto de la solicitud, el órgano o la unidad administrativa del Ayuntamiento a la cual se dirige, y demás datos exigibles en el marco de la normativa aplicable sobre procedimiento administrativo.

2.    A efectos de la presentación electrónica de las solicitudes, los escritos y las comunicaciones, el sistema informático procurará facilitar a los interesados esa presentación proporcionándoles un modelo general de solicitud, con campos de obligada cumplimentación, o en su caso, modelos específicos de solicitud, todos ellos de uso necesario al objeto de asegurar el adecuado funcionamiento del sistema.

3.    La habilitación del Registro General Electrónico para la presentación a través del mismo de cualesquiera solicitudes, escritos y otros documentos en el marco de un procedimiento, así como su utilización para la salida de determinados documentos oficiales, no presupone que sean susceptibles de ser tramitados electrónicamente en su integridad.

Artículo 10.  Efectos de la presentación de documentos ante el Registro General Electrónico.

1.    La presentación de solicitudes, escritos, consultas y comunicaciones en el Registro General Electrónico de Pasaia tendrá los mismos efectos jurídicos que las efectuadas por el resto de medios admitidos en derecho.

2.    A estos efectos, los interesados/as podrán acreditar la presentación de las solicitudes y demás documentos por medio del Recibo Electrónico que será facilitado por el Registro General Electrónico.

3.    El recibo emitido por el Registro General Electrónico se podrá imprimir en papel o archivar informáticamente.        

4.    En todo caso, los riesgos que afecten a la presentación de documentos por medios electrónicos serán asumidos por el remitente, sin que el Ayuntamiento se haga responsable de otras circunstancias que las que sean imputables al funcionamiento de sus servicios públicos.

5.    En los casos en que el interesado/a presente el mismo escrito o la misma solicitud utilizando el Registro General Electrónico y el registro ordinario, se tramitará exclusivamente aquél al que le haya sido asignado un número de entrada anterior.

Artículo 11.  Salidas de documentos oficiales.

En relación con la salida de escritos, comunicaciones y otros documentos oficiales dirigidos a otros órganos o a particulares, el Registro Electrónico del Ayuntamiento de Pasaia:

a)    Acreditará la fecha y hora exactas de remisión del escrito o comunicación.

b)    Especificará el órgano administrativo remitente.

c)    Indicará la persona u órgano administrativo al que se envía.

d)    Indicará un breve resumen del asunto de que se trate.

e)    Concederá un número correlativo al asiento de salida que se practique.

f)    Guardará automáticamente copia del escrito o comunicación oficial enviada.

g)    Facilitará la obtención de un Recibo Electrónico de salida.

Artículo 12.    Protección de Datos.

1.    En cumplimiento de la Ley Orgánica15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, los datos personales recogidos para los distintos trámites serán incorporados al fichero «Registro de Entrada y Salida de Documentos» o el que lo pudiera sustituir o complementar en el futuro. A la fecha de aprobación de la presente ordenanza el código de identificación del mencionado fichero en la Agencia Vasca de Protección de Datos es el 2050820145.

2.    El órgano responsable del fichero es el Ayuntamiento de Pasaia. Los interesados podrán ejercer su derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición en la sede electrónica del ayuntamiento, a través del Registro General Electrónico, o en cualquier caso en la siguiente dirección:

Ayuntamiento de Pasaia

Calle San Juan n.º 19, 20110, Pasaia (Gipuzkoa)

3.    El uso de los sistemas de identificación electrónica señalados en el art. 4 implicará que el/la solicitante autoriza al Ayuntamiento para que pueda tratar los datos personales consignados, a los efectos de la verificación de la identidad.

NOTIFICACION ELECTRONICA

Artículo 13.    Notificación electrónica.

1.    El Ayuntamiento de Pasaia dispondrá la puesta en marcha de un sistema de Notificación Electrónica que podrá se complementado por otros medios o sistemas. En la sede electrónica se publicará una relación actualizada de medios de notificación electrónica admitidos por el Ayuntamiento de Pasaia.

2.    Las notificaciones se efectuarán por medios electrónicos cuando así haya sido solicitado o consentido expresamente por el interesado/a o cuando haya sido establecida como obligatoria.

3.    La solicitud deberá manifestar la voluntad de recibir las notificaciones por medios electrónicos e indicar un medio de notificación electrónica válido y admitido por el Ayuntamiento de Pasaia.

4.    Se entenderá efectuada la práctica de la notificación por medios electrónicos para un determinado procedimiento cuando tras haber sido realizada por una de las formas válidamente reconocidas para ello el interesado/a realice actuaciones que supongan el conocimiento del contenido y alcance de la resolución o acto objeto de la notificación.

5.    Tanto la indicación de la preferencia en el uso de medios electrónicos como el consentimiento podrán emitirse y recabarse por medios electrónicos.

Artículo 14.    Notificación por comparecencia electrónica.

1.    La notificación por comparecencia electrónica consiste en el acceso por el interesado/a, debidamente identificado/a, al contenido de la actuación administrativa correspondiente a través de la sede electrónica.

2.    Las Notificaciones Electrónicas pueden encontrarse en los siguientes estados:

a)    Puesta a Disposición. Cuando el interesado/a ha recibido la notificación en su buzón y está disponible para su aceptación y lectura, o rechazo.

b)    Leída. Si el interesado/a ha accedido a la notificación y ha procedido a su lectura correctamente. El sistema de notificación permitirá acreditar la fecha y hora en que se produzca el acceso, momento a partir del cual la notificación se entenderá practicada a todos los efectos legales.

c)    Rechazada. Si el interesado/a accede a su buzón pero decide no leer esa notificación de forma expresa. Igualmente el sistema de notificación permitirá acreditar la fecha y hora en que se produzca el acceso, momento a partir del cual la notificación se entenderá rechazada a todos los efectos legales.  

d)    Rechazada de forma automática. Si ha transcurrido el plazo que establece la ley de validez de las notificaciones administrativas sin que el interesado/a haya leído o rechazado la notificación. En este caso la Notificación también se entenderá rechazada a todos los efectos legales.

DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Artículo 15.    Documentos electrónicos.

1.    Los Documentos Electrónicos deberán cumplir los siguientes requisitos para su validez:

a)    Contener información de cualquier naturaleza.

b)    Archivar la información en un soporte electrónico según un formato determinado y conocido.

c)    Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico o a un documento electrónico de rango superior.

2.    Los Documentos Administrativos Electrónicos deberán, además de cumplir las anteriores condiciones, haber sido expedidos y firmados electrónicamente mediante los sistemas de firma previstos en los Artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007 y ajustarse a los requisitos de validez previstos en la Ley 30/1992 de 26 de noviembre.

3.    Para realizar una copia electrónica de un Documento Electrónico Administrativo o de un documento emitido por un interesado/a, y que la citada copia tenga condición de copia auténtica, deberán cumplirse los siguientes requisitos:

a)    Que el documento electrónico original se encuentre en poder del Ayuntamiento de Pasaia.

b)    Que la copia sea expedida por funcionario/a expresamente habilitado para ello o de forma automatizada por los sistemas que se establezcan al efecto. El Ayuntamiento de Pasaia mantendrá un Registro actualizado de funcionarios/as habilitados para la realización de copias electrónicas.

c)    Que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con el original.

Artículo 16.  Documentos electrónicos obtenidos a partir de documentos no electrónicos.

1.    El Ayuntamiento de Pasaia podrá realizar copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otros soportes susceptibles de digitalización.

2.    Se podrán realizar copias electrónicas de documentos emitidos por el propio Ayuntamiento de Pasaia así como de documentos privados aportados por los interesados/as.

3.    Se define como «imagen electrónica» el resultado de aplicar un proceso de digitalización a un documento en soporte papel o en otro soporte que permita la obtención fiel de dicha imagen. Se entiende por «digitalización» el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra, del documento.

4.    Las imágenes electrónicas tendrán la naturaleza de copias electrónicas auténticas cuando sean realizadas por el Ayuntamiento de Pasaia de conformidad a los siguientes requisitos:

a)    Que el documento copiado sea un original o una copia auténtica.

b)    Que la copia electrónica incorpore una firma electrónica válida.

c)    Que la copia sea realizada por el secretario municipal o funcionario/a expresamente habilitado/a para ello, o de forma automatizada por los sistemas que se establezcan al efecto. El Ayuntamiento de Pasaia mantendrá una relación actualizada de funcionarios/as habilitados para la realización de copias electrónicas a partir de documentos no electrónicos.

Artículo 17.  Destrucción de documentos en formato no electrónico.

1.    El Ayuntamiento de Pasaia podrá destruir los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro soporte no electrónico de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas, siempre que se respeten los siguientes requisitos:

a)    La destrucción requerirá Resolución del Alcalde/sa previa tramitación del oportuno expediente de eliminación de documentos, en el que informará preceptivamente el/la responsable del Archivo Municipal.

b)    En el expediente de eliminación de documentos se determinará:

— La naturaleza de los documentos a eliminar

— Los procedimientos administrativos afectados

— Las condiciones y garantías del proceso de destrucción

— Las personas u órganos administrativos responsables del proceso.

— Informe acerca de los riesgos relativos al supuesto de eliminación de que se trate, con mención expresa de las garantías de conservación de las copias electrónicas.

c)    En todos los casos la destrucción de los documentos se hará de conformidad a lo establecido en las normas legales vigentes y, en particular, a la relacionada con la protección de datos de carácter personal.

Artículo 18.  Documentos electrónicos emitidos por los interesados/as.

1.    Los ciudadanos/as podrán aportar documentos electrónicos en aquellos expedientes en los que sean interesados/as.

2.    La fidelidad de las imágenes electrónicas de los documentos en soporte papel se garantizará mediante firma electrónica de los interesados/as, de conformidad con el art. 35.2 de la Ley 11/2007 de 22 de junio sobre acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. En estos casos el Ayuntamiento podrá solicitar el cotejo con el original del documento.

3.    Los documentos y las imágenes electrónicas aportadas por los interesados/as deberán ajustarse a formatos y estándares válidos para el Ayuntamiento de Pasaia. En la sede electrónica se publicará la relación actualizada de tales formatos y estándares.

Artículo 19.  Obtención de copias electrónicas por los interesados/as.

Los ciudadanos/as podrán ejercer el derecho a obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan condición de interesados/as de acuerdo con lo dispuesto en la normativa reguladora del respectivo procedimiento.

La obtención de la copia se hará a costa del interesado/a, pudiéndose hacer extractos de los justificantes o documentos o utilizar otros métodos electrónicos que permitan mantener la confidencialidad de aquellos datos que no afecten al interesado.

Artículo 20.  Archivo electrónico de documentos.

1.    El Ayuntamiento de Pasaia conservará en formato electrónico, con acceso y supervisión del responsable del Archivo, todos los documentos electrónicos que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que, aun no formando parte de un procedimiento administrativo reglado, constituyan evidencia de las relaciones entre los ciudadanos/as y el Ayuntamiento.

2.    La conservación de los documentos electrónicos podrá realizarse bien de forma unitaria o mediante la inclusión de su información en bases de datos. Para ello se garantizará la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos así como para la comprobación de la firma electrónica de dichos datos.

3.    Para preservar la conservación, el acceso y la legibilidad de los documentos electrónicos archivados, podrán realizarse operaciones de migraciones, emulaciones y conversión de los documentos electrónicos, de acuerdo con las normas sobre copiado de dichos documentos vigentes en cada momento.

4.    Los responsables de los archivos electrónicos promoverán el copiado auténtico con cambio de formato de los documentos y expedientes del archivo tan pronto como el formato de los mismos deje de ser operativo y suponga un riesgo cierto de pérdida de información.

EXPEDIENTE ELECTRONICO

Artículo 21.  Expediente electrónico.

1.    Los expedientes electrónicos se diseñarán siguiendo los trámites administrativos legalmente previstos en cada procedimiento y su aplicación específica en el Ayuntamiento de Pasaia.   

2.    Cada expediente electrónico dispondrá de un código que permita su identificación. Se procurarán utilizar sistemas que faciliten el intercambio interadministrativo.

3.    Los expedientes electrónicos estarán integrados por documentos electrónicos, pudiendo incluir asimismo otros expedientes electrónicos si así lo requiere el procedimiento. Excepcionalmente, cuando la naturaleza o la extensión de determinados documentos a incorporar al expediente no permitan o dificulten notablemente su inclusión en el mismo, deberán incorporarse al índice del expediente sin perjuicio de su aportación separada en formato no electrónico.

4.    Se procurará que los documentos que se integran en el expediente electrónico se ajusten a formato o formatos de larga duración y accesibles mediante herramientas de uso gratuito al alcance de todos los posibles usuarios/as.

5.    De conformidad con el art. 37 de la Ley 11/2007 de 22 de junio sobre acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos los procedimientos administrativos gestionados en su totalidad electrónicamente por el Ayuntamiento de Pasaia se pondrá a disposición del interesado/a un acceso restringido donde consultar, previa identificación, al menos la información sobre el estado de tramitación del procedimiento, salvo que la normativa aplicable establezca restricciones a dicha información. La información sobre el estado de tramitación del procedimiento comprenderá la relación de los actos de trámite realizados, con indicación sobre su contenido, así como la fecha en la que fueron dictados.

6.    En cuanto a los procedimientos que no se gestionen electrónicamente en su totalidad, se habilitarán igualmente servicios electrónicos de información del estado de la tramitación que comprendan, al menos, la fase en la que se encuentra el procedimiento y el órgano o unidad responsable.

DISPOSICIÓN ADICIONAL

La presente ordenanza contempla aspectos de la Administración Electrónica que están disponibles en el Ayuntamiento de Pasaia en la actualidad o que lo estarán en muy breve plazo de tiempo. Otros aspectos, como el de la Facturación Electrónica, quedan temporalmente fuera de la presente Ordenanza hasta que se definan los sistemas y procedimientos que se utilizarán en el Ayuntamiento, momento en que se propondrá su actualización para incluirlos.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.   

La presente Ordenanza entrará en vigor, a tenor de lo establecido en el art. 70.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local, una vez publicado su texto integro en el Boletin Oficial de Gipuzkoa y transcurrido el plazo previsto en el art. 65.2 del mismo texto legal.

Segunda.   

La Administración Electrónica del Ayuntamiento de Pasaia se regulará por lo previsto en la presente Ordenanza, y en lo no dispuesto en ella por lo señalado en la Ley 11/07, la Ley 30/92 y demás normativa de aplicación.

Tercera.   

La presente ordenanza se publicará íntegramente en la sede electrónica del Ayuntamiento de Pasaia http://www.pasaia.net