Boletín Oficial de Gipuzkoa

Número 97 Fecha 28-05-2009 Página 82

4 ADMINISTRACION DEL T.H. DE GIPUZKOA

DFG-PRESIDENCIA Y ADMINISTRACION FORAL
PROCEDIMIENTO para la remisión de documentos destinados a su publicación en el Boletín Oficial de Gipuzkoa.

DIPUTACION FORAL DE GIPUZKOA

DEPARTAMENTO DE PRESIDENCIA Y ADMINISTRACION FORAL

Procedimiento para la remisión de documentos destinados a su publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa.

La Diputada Foral del Departamento, con fecha 19 de mayo de 2009, ha dictado la siguiente Orden:

La Norma Foral 5/2007, de 27 de marzo, reguladora del Boletin Oficial de Gipuzkoa, define a éste como un servicio público prestado por la Diputación Foral de Gipuzkoa a través de su propia organización administrativa, dependiente del área o departamento al que orgánicamente se adscriba y que comprende la gestión, edición y difusión de esta publicación oficial. Además, la vigente regulación del boletín realiza una apuesta decidida por impulsar la utilización de medios electrónicos tanto en su edición (que será exclusivamente electrónica) como en la remisión de los textos a publicar, todo ello con el convencimiento de que la utilización de estas herramientas acercará la Administración Foral a toda la ciudadanía, simplificará los trámites que las instituciones y particulares deben cumplimentar para la inserción de los textos en el Boletín Oficial y, en general, universalizará el conocimiento de las disposiciones y acuerdos emanados de los órganos administrativos de Gipuzkoa.

En este contexto, la citada Norma Foral 5/2007, de 27 de marzo, establece que por orden foral del diputado o diputada foral del departamento al que esté adscrito el Boletín Oficial se regularán el procedimiento de remisión electrónica de los originales destinados a publicación y el registro de personas facultadas o autorizadas para firmar la inserción de dichos documentos, así como otros aspectos relacionados con el procedimiento de remisión y el registro.

Por su parte, el artículo 1.15 del Decreto Foral 33/2008, de 20 de mayo, sobre estructura orgánica y funcional del Departa­mento de Presidencia y Administración Foral atribuye a dicho departamento la dirección de la Imprenta Foral y la gestión del Boletin Oficial de Gipuzkoa, por lo que corresponde a su titular la regulación por orden foral de los aspectos antes mencionados.

En este sentido, aunque la Norma Foral 5/2007, de 27 de marzo, prevé expresamente que los documentos originales destinados a la publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa puedan remitirse también en formato papel, fiel a la tendencia que impera en la actualidad en la materia, que asume la propia Norma Foral 5/2007, de 27 de marzo, y ha consagrado posteriormente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la regulación contenida en la presente Orden Foral otorga preferencia a la remisión electrónica y regula con detalle dicha remisión y todos los aspectos relacionados con la misma, incluido el registro de firmas de las personas facultadas o autorizadas para la inserción de textos. 

De esta forma, para los departamentos de la Diputación Foral de Gipuzkoa será obligatoria la remisión electrónica de los documentos a publicar a través de la aplicación informática habilitada a tal efecto y que se aprueba en la presente Orden Foral.

Asimismo, la remisión electrónica a través de la citada aplicación informática será igualmente obligatoria para los ayuntamientos y el resto de administraciones públicas y para la Administración de Justicia, al amparo del artículo 27 de la la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, cuyo apartado 6 prevé la posibilidad de establecer la obligatoriedad de comunicarse con las administraciones públicas sólo por medios electrónicos cuando se trate de personas jurídicas que por su capacidad económica o técnica o por otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos; y en su apartado 7 dispone de manera expresa que las administraciones públicas utilizarán preferentemente medios electrónicos en sus comunicaciones con otras administraciones públicas.

Obviamente, la presente Orden Foral regula también la posibilidad de remisión en soporte papel, si bien con carácter residual y de manera más parca, en cuanto se entienden aplicables las previsiones relativas a la remisión electrónica que no estén directamente vinculadas a la naturaleza electrónica de la remisión.

Por todo lo anterior,

DISPONGO

CAPÍTULO I

Procedimiento de remisión electrónica de documentos originales destinados a la publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa.

Artículo 1.    Remisión electrónica de documentos.

Los documentos originales a publicar en el Boletin Oficial de Gipuzkoa se remitirán preferentemente en formato electrónico, de acuerdo con el procedimiento, garantías y especificaciones reguladas en la presente Orden Foral, y utilizando la aplicación informática «Anuncios BOG» y el modelo de solicitud que, asimismo, se aprueban.

Los departamentos de la Diputación Foral de Gipuzkoa remitirán en todo caso electrónicamente y a través de la citada aplicación informática los documentos a publicar en el Boletin Oficial de Gipuzkoa, salvo que por la extensión del documento en cuestión o por otro motivo debidamente justificado no sea posible o conveniente dicha remisión electrónica por la aplicación.

Asimismo, los ayuntamientos y el resto de administraciones públicas así como la Administración de Justicia deberán remitir los documentos a publicar electrónicamente utilizando dicha aplicación informática, siempre que tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos, y con la salvedad prevista en el párrafo anterior.

Artículo 2.    Facultad de ordenar la inserción.     

1.    Los documentos que se envíen para su publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa adjuntarán una orden de inserción firmada electrónicamente por la persona facultada o autorizada para ello. Dicha persona deberá contar con una firma electrónica reconocida y estar inscrita en el Registro de Personas Facultadas o Autorizadas para firmar la inserción de los documentos originales destinados a la publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa al que se refieren los artículos 8 a 13 de la presente Orden Foral.

2.    En los departamentos de la Diputación Foral de Gipuzkoa, la facultad de ordenar la inserción mediante su firma electrónica corresponde a las secretarías técnicas y a la Dirección General de Régimen Jurídico. A la Dirección General de Régimen Jurídico le corresponde en exclusiva la facultad de ordenar la inserción de las disposiciones de carácter general aprobadas por el Consejo de Diputados, así como de las resoluciones administrativas que deban hacerse públicas y no sean competencia de los departamentos forales.

En concreto, en cada secretaría técnica y en la dirección general citada dicha facultad corresponderá a la persona titular del órgano respectivo. En todo caso, la persona titular podrá autorizar, además, a otras personas de su secretaría técnica o dirección general para firmar la inserción y como usuarias de la aplicación informática «Anuncios BOG» con los perfiles contemplados en el punto 4 del anexo II.

3.    La orden de inserción de otros órganos, instituciones, entidades o particulares citados en el artículo 2.1 de la Norma Foral 5/2007, de 27 de marzo, reguladora del Boletin Oficial de Gipuzkoa, se suscribirá por quienes tengan atribuida dicha facultad conforme a sus propias normas internas de funcionamiento o, en su defecto, por quienes tengan conferida la representación de los mismos, que podrán autorizar, a su vez, a otras personas en los términos previstos en el apartado anterior.

4.    La persona que ordena la inserción es la responsable de la veracidad y autenticidad del documento que remite a publicar, así como de cumplir con las garantías de protección de los datos de carácter personal de su contenido.    

Artículo 3.    Solicitud de publicación y requisitos formales del documento a publicar.

1.    Se aprueba el modelo de solicitud de publicación, que figura como anexo I de la presente Orden Foral, y que tendrá el valor de «orden de inserción» a los efectos jurídicos oportunos. Dicha solicitud se dirigirá a la diputada foral o diputado foral titular del departamento al que está adscrito el Boletin Oficial de Gipuzkoa, firmada electrónicamente por quien tenga la facultad o la autorización para ordenar la inserción según lo previsto en el artículo 2, e irá acompañada del documento destinado a la publicación, que deberá ir igualmente firmado electrónicamente por la citada persona. En la solicitud de publicación constará una declaración responsable de que el documento electrónico remitido es el original o copia idéntica del original.

2.    El modelo de solicitud de publicación estará disponible en la sede electrónica donde se aloje la edición electrónica del Boletin Oficial de Gipuzkoa (www.gipuzkoa.net).

La versión informática de este modelo, integrada dentro de la aplicación informática «Anuncios BOG», estará adaptada a las circunstancias y requerimientos propios de esta aplicación.

3.    Los particulares y entidades privadas harán constar en la solicitud de publicación la norma en la que se establezca la obligatoriedad de la inserción.

Asimismo, de conformidad con lo previsto en los apartados 2 y 3 del artículo 12 de la Norma Foral 5/2007, de 27 de marzo, siempre que exista una razón legal o justificativa para la publicación de un documento en un plazo o día concreto, se deberá hacer constar en la solicitud de publicación, recogiendo expresamente la disposición legal o motivando suficientemente tal circunstancia y se indicará, en su caso, el plazo o día concreto de publicación.

4.    En el encabezamiento del documento cuya publicación se solicita debe figurar el título que anticipe su contenido y la forma jurídica que adopte. Igualmente, al final del documento, constará el lugar y la fecha de su adopción, así como el nombre y cargo de quien firme.

5.    Si el documento remitido estuviera redactado en una sola de las lenguas oficiales, se estará a lo dispuesto en el artículo 4 de la Norma Foral 5/2007, de 27 de marzo. En caso de que el documento se remita redactado en ambas lenguas oficiales, las versiones idiomáticas irán incluidas en un único fichero; primero la versión íntegra en euskera y a continuación en castellano.

6.    El formato de los documentos a publicar, ya sea de texto, gráfico, de imagen o cualquier otro, deberá ser susceptible de digitalización y resultar idóneo para comunicar su contenido. Además, dichos formatos han de ser compatibles con la aplicación «Anuncios BOG».

Artículo 4.    Aprobación de la aplicación informática «Anuncios BOG».

1.    Se aprueba la aplicación informática «Anuncios BOG» para la remisión por medios electrónicos de los textos de las disposiciones, actos administrativos y anuncios que deban insertarse en el Boletin Oficial de Gipuzkoa. Las características de dicha aplicación se detallan en el anexo II de la presente Orden Foral.

2.    La aplicación informática «Anuncios BOG» garantiza la autenticidad, integridad, confidencialidad, calidad, conservación, seguridad y oficialidad de los documentos originales remitidos.

3.    La responsable de la aplicación informática «Anuncios BOG» es la Imprenta Foral, a quien corresponderá la gestión de dicha aplicación, y en particular, de las solicitudes de alta y baja realizadas en cumplimiento de lo previsto en los apartados 2 y 3 del artículo 2.

4.    A los efectos exclusivos de registrar la entrada de los documentos originales remitidos para su publicación, la aplicación informática «Anuncios BOG» estará informáticamente conectada con el Registro General del Departamento de Presidencia y Administración Foral.

5.    Esta aplicación informática contiene, asimismo, el Registro de Firmas que se regula en el capítulo III de la presente Orden Foral, donde se gestionan las personas facultadas o autorizadas para firmar la inserción de documentos originales destinados a la publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa (solicitudes de alta y revocación/baja realizadas), así como el registro para la gestión de las restantes personas usuarias de la aplicación; y garantiza igualmente la autenticidad, integridad, confidencialidad, calidad, conservación y seguridad de la información contenida y la protección de los datos de carácter personal de las personas inscritas, usuarias de la aplicación.

Para una correcta gestión de dicha aplicación, los órganos, instituciones y entidades deberán comunicar a la Imprenta Foral todas las modificaciones habidas en las personas usuarias autorizadas, en especial, las revocaciones y bajas producidas.

Artículo 5.    Conservación de los documentos electrónicos originales.

1.    Los textos originales remitidos electrónicamente para su publicación se conservarán en la aplicación informática «Anuncios BOG» en el mismo formato en que se originó el documento o en otro cualquiera que garantice la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. 

Asimismo, se podrán trasladar los documentos a otros formatos y soportes que igualmente garanticen su acceso.

2.    En cualquier caso, el soporte informático en el que se almacenan los documentos enviados electrónicamente aplicará las garantías que se especifican en el apartado 2 del artículo 4. Especialmente, lo hará respecto de la identidad de las personas usuarias y el control de accesos, y respecto al cumplimiento de la legislación de protección de datos de carácter personal.

CAPÍTULO II

Procedimiento de remisión de documentos originales destinados a la publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa en formato papel.

Artículo 6.    Remisión en formato papel.

Mientras no se establezca lo contrario, y sin perjuicio de lo previsto en el artículo 1, los particulares y entidades privadas podrán remitir en formato papel los documentos originales destinados a la publicación, siempre que sean susceptibles de digitalización e idóneos para comunicar su contenido. El documento a publicar irá acompañado de la solicitud de publicación cuyo modelo se aprueba como anexo I. Tanto la solicitud como el documento deberán estar mecanografiados, legibles, paginados y sin tachaduras.

Es de aplicación a la remisión en formato papel lo previsto en el capítulo I de la presente Orden Foral, siempre que resulte compatible con la naturaleza de dicha remisión.

Artículo 7.    Autenticidad de los documentos originales.

La autenticidad de los documentos remitidos en formato papel quedará garantizada mediante la consignación en los originales de la firma manuscrita de la persona facultada o autorizada para ordenar la inserción conforme a lo establecido en el artículo 2 y el capítulo III de la presente Orden Foral.

CAPÍTULO III

Registro de personas facultadas o autorizadas para firmar la inserción de los documentos originales destinados a la publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa.

Artículo 8.    Creación del Registro de Firmas.

1.    Se crea el Registro de Personas Facultadas o Autorizadas para firmar la inserción de los documentos originales destinados a la publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa (Registro de Firmas), donde se inscribirán todas las personas facultadas o autorizadas a tal efecto.

2.    Por cada persona facultada o a autorizar se cumplimentará una ficha conforme al modelo que se aprueba mediante la presente Orden Foral y que se adjunta como anexo III. Se utilizará este mismo modelo para revocar la autorización o dar de baja a la persona facultada.

El modelo de alta/revocación/baja estará disponible en la sede electrónica donde se aloje la edición electrónica del Boletin Oficial de Gipuzkoa (www.gipuzkoa.net).

La versión informática de este modelo, integrada dentro de la aplicación informática «Anuncios BOG», estará adaptada a las circunstancias y requerimientos de esta aplicación.

Artículo 9.    Dependencia y ubicación.

1.    La Imprenta Foral será la responsable del Registro de Firmas, y corresponderá a dicho servicio su funcionamiento, custodia y actualización.

2.    Este Registro se ubica en la Imprenta Foral.

Artículo 10.    Función del Registro de Firmas.

1.    A través del Registro de Firmas se comprobará la autenticidad de los documentos remitidos para su publicación, asegurando que la firma consignada en la orden de inserción se corresponde efectivamente con la de la persona facultada o autorizada a tales efectos en los términos del artículo 2 de la presente Orden Foral.

2.    La comprobación de la autenticidad de las firmas electrónicas reconocidas se realizará a través de la aplicación informática «Anuncios BOG», que permite la remisión electrónica de los documentos a publicar.

3.    La comprobación de la autenticidad de las firmas manuscritas se realizará mediante el cotejo entre la firma registrada identificativa de su titular y la firma consignada en la orden de inserción.

Artículo 11.    Firmas electrónicas reconocidas.

1.    A los efectos de comprobar la autenticidad de los documentos remitidos en soporte electrónico, las personas facultadas o autorizadas para firmar la inserción de los documentos originales destinados a la publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa, deberán estar inscritas en el Registro de Firmas y contar con firma electrónica reconocida vigente. Se podrá utilizar cualquiera de las firmas electrónicas citadas en el punto 5 del anexo II de la presente Orden Foral.

2.    Corresponde a la administración pública, institución, entidad o particular de que se trate realizar las acciones necesarias para la obtención y renovación de la firma electrónica reconocida.

Artículo 12.    Firmas manuscritas.

1.    A los efectos de comprobar la autenticidad de los documentos remitidos en soporte papel, en el Registro de Firmas se inscribirán las firmas manuscritas de las personas facultadas para ordenar la inserción.     

2.    La acreditación de las firmas manuscritas de las personas facultadas para ordenar la inserción de los documentos originales destinados a la publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa se realizará de la siguiente manera:

a)  En el ámbito de la Diputación Foral de Gipuzkoa y sin perjuicio de lo establecido en el artículo 1 en cuanto a la obligatoriedad de la remisión electrónica, la firma del director/a general de Régimen Jurídico se acreditará por la diputada/o foral del departamento al que esté adscrito dicha dirección general, y la de los/as secretarios/as técnicos/as, por los/as diputados/as de los departamentos respectivos.

b)  En el ámbito de otras administraciones públicas y de la Administración de Justicia y sin perjuicio de lo establecido en el artículo 1 en cuanto a la obligatoriedad de la remisión electrónica, la acreditación de las firmas de quienes tengan la facultad para firmar la inserción se realizará de conformidad con lo previsto en sus normas específicas de funcionamiento, que deberán citarse expresamente a estos efectos. En defecto de previsión alguna al respecto, la firma se acreditará:

— La de los órganos unipersonales, por el/la superior jerárquico/a que tenga registrada su firma.

— La de los miembros de los órganos colegiados, por el/la secretario/a de los mismos y la de éste/a por el/la presidente/a.

c)  La firma de los particulares se acreditará notarialmente.

Artículo 13.    Revocación de la autorización para firmar la inserción en el Boletin Oficial de Gipuzkoa o baja de la persona facultada.

1.    Cuando una persona inicialmente autorizada para firmar la inserción de documentos originales destinados a la publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa, deje de estarlo, la entidad a la que pertenece deberá comunicar la revocación de la autorización al Registro de Firmas utilizando el modelo que figura como anexo III. La obligación de comunicar la revocación corresponderá a la misma persona que dio la autorización conforme a lo previsto en los artículos 2.2 y 2.3 de la presente Orden Foral o a la que le haya sustituido.

2.    Asimismo, cuando la persona facultada para firmar la inserción deje de estarlo, la entidad a la que pertenece deberá comunicar su baja al Registro de Firmas utilizando el modelo que figura como anexo III. La obligación de comunicar la baja corresponderá a la persona que le haya sustituido.

3.    Mientras no se haya comunicado la revocación o la baja a las que se refieren los apartados anteriores de este artículo, la responsabilidad y todo tipo de consecuencias derivadas de la acción de dichas personas recaerán sobre la entidad a la que pertenezcan.

Disposición transitoria primera. Alta inicial en el Registro de Firmas.

El alta inicial en el Registro de Firmas de las personas facultadas para firmar la inserción de los documentos originales destinados a la publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa se realizará de oficio, conforme a los datos obrantes actualmente en la Imprenta Foral.

En caso de que la persona facultada autorice a una tercera persona como usuaria de la aplicación «Anuncios BOG» con el perfil de administrador de la entidad publicadora, deberá cumplimentarse al efecto el modelo que figura como anexo III.

Disposición transitoria segunda. Remisión electrónica de documentos por parte de los ayuntamientos guipuzcoanos, otras administraciones públicas y la Administración de Justicia.

Se establece un periodo transitorio hasta el 31 de diciembre de 2009 en el que los ayuntamientos guipuzcoanos, el resto de administraciones públicas y la Administración de Justicia podrán remitir los documentos a publicar en el Boletin Oficial de Gipuzkoa bien electrónicamente o bien en formato papel, tal y como dispone el artículo 6 de la presente Orden Foral.

En todo caso, a partir del 1 de enero de 2010 será de aplicación plena lo dispuesto en el artículo 1, por lo que la Imprenta Foral devolverá los documentos que haya recibido en formato papel de las entidades mencionadas en el párrafo anterior o los considerará como no enviados, y requerirá su remisión electrónica.

Disposición final.  Entrada en vigor.

La presente Orden Foral entrará en vigor al día siguiente al de su publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa.

Lo que se publica para conocimiento general.

Donostia-San Sebastián, a 22 de mayo de 2009.—El secretario técnico del Departamento, Jorge Balerdi.

(2997)   (6543)

 

 

 

 

ANEXO II

CARACTERÍSTICAS DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA «ANUNCIOS BOG»

1.    Objeto: Posibilitar la remisión electrónica de las disposiciones, actos administrativos y anuncios que deban publicarse en el Boletin Oficial de Gipuzkoa y gestionar las personas facultadas o autorizadas para firmar electrónicamente la inserción de dichos documentos (solicitudes de alta y revocación/
baja realizadas) y sus firmas eletrónicas.

2.    Funcionalidad: La aplicación informática «Anuncios BOG» ofrece las siguientes utilidades:

— Aplicación J2EE.

— Entorno Internet servidor seguro (https) y gestor documental Filenet.

— Altas, revocaciones y bajas de las personas facultadas o autorizadas para firmar la inserción de documentos originales destinados a la publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa, así como registro de las restantes personas usuarias de la aplicación.

— Firma electrónica de la solicitud de publicación y de los documentos a publicar y remisión electrónica de la solicitud y documentos firmados.

— Verificación de la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos recibidos y de sus firmas.          

— Verificación de la vigencia del certificado electrónico con el que se han firmado la solicitud de inserción y los documentos. Esta comprobación del estado de los certificados electrónicos se basa en el protocolo Online Certifcate Status Protocol (OCPS).

— Sellado de tiempo.

— Pagos on-line a través de la pasarela de pagos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi, para el pago de las tasas, cuando proceda.

— Consulta de los documentos publicados.

3.    Organo responsable: Imprenta Foral.

4.    Personas usuarias de la aplicación: Se establecen los siguientes perfiles en función de su nivel de acceso:

— Administrador de la entidad publicadora, que puede modificar datos de la entidad, tales como los correos electrónicos a los que van dirigidos las tasas o avisos de publicación, la dirección o las personas que pueden firmar o tramitar un anuncio. Gestiona las altas, bajas y revocaciones de las personas de la entidad usuarias de la aplicación.

— Personas usuarias firmantes, facultadas o autorizadas para firmar electrónicamente la inserción de documentos destinados a publicación. Estas personas podrán realizar todas las acciones que contempla la aplicación y que tengan relación con la publicación del documento de que se trate, y deberán estar inscritas en el Registro de Firmas.

— Personas usuarias tramitadoras, facultadas para realizar todas las acciones que contempla la aplicación relacionadas con la publicación, salvo la de firmar electrónicamente la orden de inserción.

— Personas con perfil de traductor/a, facultadas para realizar las acciones que contempla la aplicación relacionadas con la traducción de los documentos destinados a su publicación.

5.    Medios de acceso a la aplicación:

Mediante firma electrónica reconocida emitida por los prestadores de servicios de certificación Izenpe SA, AC Camerfirma SA, o por otros prestadores de servicios de certificación siempre y cuando hayan sido admitidos por la Diputación Foral de Gipuzkoa mediante acuerdo del Consejo de Diputados y se puedan emplear en esta aplicación informática; las personas físicas podrán utilizar, asimismo, los sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad.

6.    Formato de archivos compatibles con la aplicación: Doc (word), rtf (texto), xls (excel), pdf (acrobat), gif y jpg (formatos gráficos).