| Número 231 | Fecha 07-12-2005 | Página 23249 |
DIPUTACION FORAL DE GIPUZKOA
DEPARTAMENTO PARA LA FISCALIDAD
Y LAS FINANZAS
ORDEN FORAL 470 Bis/2005, de 23 de noviembre de 2005, sobre regulación del procedimiento de tramitación electrónica de facturas.
La introducción de las nuevas tecnologías en el procedimiento administrativo constituye uno de los objetivos del programa de gobierno de esta Diputación Foral y con este fin el Departamento para la Fiscalidad y las Finanzas está trabajando en distintos ámbitos. Entre ellos se encuentran las áreas de contabilidad y de gestión económica y presupuestaria.
En esta área se ha diseñado un nuevo procedimiento de tramitación de facturas que está apoyado en el empleo de instrumentos informáticos de gestión documental y firma electrónica. Sus trámites fundamentales están regulados en el Decreto Foral 36/2005, de 14 de junio, por el que se aprueba el procedimiento de tramitación electrónica de facturas. En él se establece el proceso a seguir para tramitar y pagar las facturas recibidas por la Diputación Foral correspondientes a obras, servicios, suministros, asistencias técnicas y otros documentos asimilados a facturas a los efectos de su tramitación.
En la Disposición Adicional primera del citado Decreto Foral 36/2005 se faculta al Diputado Foral del Departamento para la Fiscalidad y las Finanzas a dictar cuantas disposiciones sean necesarias para su correcta ejecución y desarrollo.
La presente Orden Foral regula el contenido de todas las fases de la tramitación de las facturas, detalla las aplicaciones informáticas que componen el sistema de tramitación electrónica de facturas, fija los sistemas de firma electrónica aplicables en cada trámite, desarrolla el funcionamiento del archivo de facturas encomendando su gestión al Servicio de Contabilidad y establece las funciones que corresponden a los departamentos gestores.
Por lo que, vistos los antecedentes expuestos,
DISPONGO
1.Objeto.
1.1. La presente Orden Foral regula el procedimiento de tramitación electrónica de facturas de los gastos realizados por la Diputación Foral de Gipuzkoa, así como el aplicable a los documentos asimilados a facturas a los que se refiere el artículo 3 del Decreto Foral 36/2005, de 14 de junio.
1.2. El procedimiento de tramitación electrónica de las facturas establece los pasos que han de seguir los departamentos para pagar las facturas de los gastos que realizan. Este procedimiento está basado en aplicaciones informáticas que incorporan la gestión documental y el empleo de procedimientos electrónicos de identificación y firma. Los documentos electrónicos archivados en las aplicaciones informáticas del sistema de tramitación electrónica de facturas constituyen el expediente electrónico de la factura y forman parte del expediente de la factura.
1.3. Excepcionalmente, el Director General de Finanzas y Presupuestos podrá autorizar la tramitación de facturas por sistemas diferentes al regulado en esta orden foral, dictando las instrucciones oportunas al efecto.
2.Aplicaciones informáticas.
Las aplicaciones informáticas que integran el sistema de tramitación electrónica de facturas son las siguientes: Archivo de Facturas, Gestión Departamental, Compras, SIGE (Sistema Integrado de Gestión Económica), Gestión del flujo de firmas electrónicas y Sistema público de proveedores.
3.Archivo de facturas.
3.1. El Servicio de Contabilidad gestionará el Archivo de facturas y su aplicación informática.
3.2. Los proveedores y acreedores de la Diputación Foral remitirán sus facturas al Servicio de Contabilidad.
3.3. Las facturas de obras, servicios, suministros, asistencias técnicas y otras obligaciones asimiladas contratados por la Diputación Foral se registrarán en la aplicación informática de Archivo de Facturas. En esta aplicación, además del asiento de la entrada de la factura, figurarán una ficha con los datos de la factura y un documento electrónico que reproducirá la factura.
3.4. Una vez registrada, el Servicio de Contabilidad asignará la factura al departamento que realizó el gasto. En el caso de gastos centralizados la factura se pondrá a disposición del departamento que gestione estos gastos.
3.5. El documento original de la factura quedará archivado en el Archivo de facturas.
4.Tramitación de las facturas en los departamentos gestores.
4.1. El departamento gestor empleará las aplicaciones de Gestión Departamental, Compras y Almacenes y el S.I.G.E para tramitar las facturas de los gastos realizados. Para ello, utilizará la información relativa a las facturas que ha quedado registrada en la aplicación informática de Archivo de Facturas: Asiento de entrada, ficha con los datos de la factura, imagen de la factura, código y cuentas financieras del tercero o proveedor.
4.2. Corresponde al departamento gestor:
a)Aceptar o rechazar las facturas que el Servicio de Contabilidad le asigne.
b)Comprobar la realización de la contraprestación por parte del proveedor.
c)Aplicar las facturas a la partida presupuestaria que corresponda y generar los documentos contables.
d)Indicar la cuenta corriente del proveedor en la que debe abonarse la factura.
e)Reconocer las obligaciones.
f)Proponer el pago de las facturas al Ordenador de Pagos.
g)Anotar los descuentos que en su caso deban realizarse sobre el importe de la factura, y las compensaciones acordadas por los órganos competentes del departamento
h)Registrar, en su caso, los datos del endosatario o del cesionario de los endosos y cesiones de crédito.
i)Proponer la fecha de pago de la factura.
j)Incorporar al expediente electrónico los documentos que se mencionan en esta Orden Foral.
5.Validación de las facturas.
Las facturas deberán ser aprobadas o validadas por los responsables del gasto. El responsable del gasto manifestará su conformidad o disconformidad con la factura firmando con su clave electrónica en el expediente electrónico de la factura. En el supuesto en que exista disconformidad con la factura el responsable del gasto deberá indicar los motivos.
En el caso de facturas de pedidos realizados con la aplicación de compras, la validación se realizará conforme a lo previsto en el artículo 7 de esta orden foral.
6.Devolución de las facturas a los proveedores.
En el caso en que a juicio del departamento gestor no resultase procedente el abono de la factura, el departamento propondrá al Servicio de Contabilidad la devolución de la factura, dando cuenta de los motivos de esta propuesta. El Servicio de Contabilidad devolverá al proveedor la factura original comunicando los motivos alegados por el departamento.
7.Facturas de pedidos realizados mediante la aplicación de Compras.
En las facturas correspondientes a gastos realizados empleando la aplicación informática de «Compras y Almacenes» la aprobación o validación de las facturas será sustituida por la «conformidad con el suministro» registrada en los documentos electrónicos de la citada aplicación por los responsables de la gestión de las compras.
8.Reconocimiento de la obligación
El titular del departamento gestor o el órgano en el que haya delegado esta competencia realizará el reconocimiento de la obligación.
En tanto no se apruebe el sistema de flujo de firma electrónica que emplearán los titulares de los departamentos y de las direcciones generales, el reconocimiento de las obligaciones se realizará mediante firma manuscrita.
9.Mandamiento de Pago y Propuesta de pago.
9.1. El departamento gestor confeccionará los Mandamientos de Pago de las facturas y los incluirá en una Propuesta de pago.
9.2. El documento electrónico de la Propuesta de Pago de facturas será firmado por el titular de la secretaría técnica del departamento gestor empleando su certificado electrónico de firma.
9.3. Una vez firmada, la Propuesta de Pagos quedará a disposición del Servicio de Finanzas.
10.Ordenación del Pago.
El Servicio de Finanzas asignará las fechas de vencimiento aplicando su plan de tesorería. Conforme a la Orden Foral 504/2002 del Departamento para la Fiscalidad y las Finanzas, la Jefe del Servicio de Finanzas ejercitará por delegación la competencia para ordenar los pagos. La ordenación de pago de las facturas incluidas en «las Propuestas de pago de facturas» se materializará firmando electrónicamente dichos documentos electrónicos.
11.Certificados electrónicos de IZENPE.
Los órganos competentes firmarán electrónicamente las Propuestas de Pago utilizando los certificados electrónicos de IZENPE, los cuales permiten identificar con total seguridad a los firmantes registrados.
Los documentos firmados electrónicamente se almacenarán de forma que no sean modificables más allá de la recogida de firmas digitales, que a su vez quedarán notarizadas utilizando sellos de tiempo emitidos por su propio servidor.
Para facilitar la firma electrónica de los documentos se empleará un programa de gestión de flujo de firmas.
12.Certificaciones de obra.
En los casos en que en virtud de la normativa en materia de contratación la administración deba confeccionar una certificación de obra, el departamento escaneará la carátula de la certificación de obra y la incluirá en el expediente electrónico de la factura.
13.Descuentos.
Los departamentos registrarán en los documentos contables las retenciones que, en su caso, deban realizarse en aplicación de la normativa tributaria vigente y las deducciones en el importe a pagar por motivos diferentes a los citados en los restantes artículos de esta orden foral.
14.Compensaciones.
14.1. En aquellos casos en que los órganos competentes de los departamentos resuelvan compensar en el pago de la factura cantidades adeudadas por multas, fianzas, entrega de bienes como pago a cuenta y otras causas, el departamento registrará estos datos en los correspondientes documentos contables.
Las órdenes forales o resoluciones específicas en las que se acuerden dichas compensaciones se escanearán y se incluirán en el expediente electrónico de la factura.
14.2. Las facturas de los proveedores que tengan deudas pendientes de pago a la Hacienda Foral serán compensadas de oficio por los órganos de recaudación competentes conforme a lo previsto en la normativa tributaria vigente.
Los órganos competentes en materia de recaudación comunicarán estas resoluciones al Servicio de Contabilidad. Este servicio retendrá el Mandamiento de Pago y realizará la compensación una vez comprobada la documentación.
La documentación justificativa de la compensación será escaneada y se incluirá en el expediente electrónico de la factura. Los documentos en soporte papel se archivarán junto con la factura en el Archivo de facturas.
15.Embargo de facturas.
Las órdenes de embargo de los créditos a favor de terceros, emitidas por los órganos judiciales o administrativos serán notificadas al Servicio de Contabilidad.
Los Mandamientos de pago de facturas de proveedores contra los que se haya registrado una orden de embargo emanada de los órganos judiciales o administrativos, serán retenidos. Una vez contrastada la documentación disponible en el Servicio de Contabilidad, se ejecutarán las órdenes de embargo.
La documentación justificativa del embargo será escaneada y se incluirá en el expediente electrónico de la factura. Los documentos en soporte papel se archivarán junto con la factura en el Archivo de facturas.
16.Endosos y cesiones de crédito.
Cuando se produzcan endosos o cesiones de créditos, los departamentos registrarán los datos identificativos del endosatario o cesionario y la cuenta corriente de pago. Asimismo, escanearán el documento del endoso o de la cesión de crédito y lo incluirán en el expediente electrónico de la factura.
17.Fecha de pago propuesta.
17.1. El Departamento gestor propondrá la fecha de pago de los mandamientos emitidos correspondientes a certificaciones de obra, atendiendo a la fecha de la certificación de obra y a las condiciones del contrato. La fecha propuesta será la del día a partir del cual la administración estaría incumpliendo los plazos de pago establecidos.
17.2. En los casos en que, en virtud de disposición, contrato o convenio, el pago deba realizarse en una fecha determinada, el departamento gestor reflejará esa fecha en el mandamiento de pago.
17.3. Cuando el departamento gestor desee pagar una factura por el procedimiento de urgencia deberá registrar en el mandamiento de pago esa fecha. Así mismo, adjuntará al expediente electrónico de la factura una nota en la que se señalen los motivos de la solicitud de pago urgente.
17.4. No será necesario que el departamento indique la fecha de pago propuesta de las facturas que no se encuentren en los dos casos anteriores.
18.Sistema Público de Proveedores.
El Sistema Público de Proveedores, integrado en la web de la Diputación Foral de Gipuzkoa, proporcionará a los proveedores información acerca de la situación del expediente de pago de sus facturas.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Primera: No se empleará el procedimiento de tramitación de facturas regulado en esta orden foral, y continuarán tramitándose por los procedimientos previstos en las disposiciones vigentes: Los pagos a extranjeros, los pagos a justificar, los pagos del Fondo de Maniobra, los pagos de justiprecios de expropiaciones y, en general, los pagos que deban realizarse mediante talón. En este último caso, los departamentos indicarán esta circunstancia en el campo reservado a tal fin en el documento contable.
Segunda: El Director General de Finanzas y Presupuestos establecerá la fecha a partir de la cual, conforme a lo previsto en el artículo 3.2 de esta orden foral, los proveedores deberán remitir las facturas al Servicio de Contabilidad. Hasta esa fecha los proveedores continuarán remitiendo las facturas a los departamentos gestores.
DISPOSICION ADICIONAL
El artículo 3 de la Orden Foral 322/1996, de 20 de mayo, por la que se aprueban los calendarios de pago de la Tesorería Foral queda redactado en los siguientes términos:
Artículo 3. Pagos de menor cuantía.
Quincenalmente y con el objeto de agilizar la tramitación de los pagos de menor cuantía se librarán fondos para atender los Mandamientos de Pago de importe inferior a 12.000 €.
Quedan exceptuados aquellos pagos regulados en el resto del articulado de la presente Orden Foral.
La fecha de pago de este tipo de gastos coincidirá con las fechas de pago establecidas con carácter general.
DISPOSICION DEROGATORIA
A la entrada en vigor de la presente Orden Foral quedan derogadas:
—La Orden Foral 565/2004 por la que, de forma provisional, se regula la firma de las propuestas de pago del sistema electrónico de tramitación de facturas
—Cuantas disposiciones de igual o inferior rango que contradigan o se opongan a lo dispuesto en ella.
DISPOSICION FINAL
La presente Orden Foral entrará en vigor el día de su publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa.
Donostia-San Sebastián, a 23 de noviembre de 2005.—El diputado foral del Departamento, Juan Jose Mujika Aginagalde.
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