| Número 121 | Fecha 28-06-2005 | Página 13389 |
DIPUTACION FORAL DE GIPUZKOA
DECRETO FORAL 36/2005, de 14 de junio, por el que se aprueba el procedimiento de tramitación electrónica de facturas.
PREAMBULO
El desarrollo de una administración eficaz y accesible a los ciudadanos representa uno de los objetivos de la administración foral guipuzcoana. En este ámbito se sitúa el nuevo procedimiento de tramitación electrónica de las facturas que recibe la Diputación Foral, resultado de una iniciativa en la que se han unido la revisión de los procedimientos y el empleo de las modernas tecnologías. El procedimiento resultante se basa en el expediente electrónico de la factura, expediente que a diferencia de los expedientes soportados en documentos en papel, puede ser consultado por medios electrónicos de forma simultánea desde todos los puntos del circuito de tramitación. Este expediente también podrá ser consultado por el proveedor.
Además del beneficio citado, accesibilidad de la información, el nuevo procedimiento permite mejorar la eficacia de los trabajos administrativos, reduciendo los plazos y el coste de la tramitación de las facturas. Por otra parte, representa una experiencia piloto en el empleo de las nuevas tecnologías de gestión documental, reconocimiento óptico de caracteres y firma electrónica avanzada.
Entre los elementos esenciales y más novedosos de este procedimiento se encuentra el empleo de la firma electrónica. A tal efecto, el presente Decreto Foral se ampara en lo dispuesto en el Decreto Foral 41/2004 de 11 de mayo, por el que se regulan las relaciones entre los ciudadanos y la Diputación Foral de Gipuzkoa a través de Internet, en particular en lo previsto respecto a los procedimientos telemáticos y a la validez de los documentos y de las copias electrónicas.
Una vez culminado el proceso de pruebas del sistema de tramitación electrónica de facturas que fue aprobado por el Decreto Foral 51/2004 de 21 de junio procede regular el nuevo procedimiento.
En el presente Decreto Foral se definen los expedientes sujetos al procedimiento electrónico de tramitación de facturas, los trámites que componen el procedimiento, las características principales de las aplicaciones informáticas, los requisitos formales de las facturas y el procedimiento de intervención aplicable a las facturas. Así mismo se regula el archivo centralizado de facturas en el que se asentarán todas las facturas de obras, servicios, suministros, asistencias técnicas y otras obligaciones asimiladas, recibidas por la Diputación Foral.
Este nuevo procedimiento sustituye al aprobado mediante el Decreto Foral 63/94, de 14 de junio, por el que se aprueba el procedimiento de tramitación por el sistema de relaciones de los gastos de menor cuantía y de facturas. Así mismo, queda sin vigor el Anexo I Tramitación de los gastos de menor cuantía y de facturas de importe igual o inferior a 2 millones de ptas. (12.020,24 €) de la OF Orden Foral 1.015/2001, de 10 de octubre, por la que se aprueban nuevos procedimientos de tramitación contable. Es importante reseñar que el nuevo procedimiento es aplicable a todas las facturas. Es decir, se trata de una medida normalizadora que unifica los dos procedimientos existentes, en los que las facturas seguían dos trámites diferentes, en función de su importe.
En su virtud, a propuesta del Diputado Foral del Departamento de Hacienda y Finanzas, y previa deliberación del Consejo de Diputados en sesión del día de hoy,
DISPONGO
Artículo 1. Objeto.
El presente Decreto Foral regula el procedimiento de tramitación electrónica de las facturas de los gastos realizados por la Diputación Foral de Gipuzkoa.
El procedimiento de tramitación electrónica de las facturas está basado en aplicaciones informáticas que incorporan la gestión documental y el empleo de procedimientos electrónicos de identificación y firma. Los documentos electrónicos archivados en las aplicaciones informáticas del sistema de tramitación electrónica de facturas forman parte del expediente de la factura.
Artículo 2. Expedientes sujetos al procedimiento de tramitación electrónica de facturas.
1.El procedimiento de tramitación electrónica se empleará para la tramitación administrativa y contable de todas las facturas que reciba la Diputación Foral por los contratos de obras, servicios, suministros, asistencias técnicas y por contratos de cualquier otra naturaleza.
2.Excepcionalmente, determinadas facturas podrán tramitarse por procedimientos distintos del fijado en este Decreto Foral.
Artículo 3. Documentos asimilados a facturas a los efectos de su tramitación.
Se tramitarán por el procedimiento regulado en el presente Decreto Foral:
a)Los documentos justificativos de obligaciones de pago de naturaleza impositiva.
b)Los documentos justificativos de la realización de una contraprestación por parte de un tercero para la que no haya obligación legal de emitir factura.
c)Otros documentos justificativos de carácter similar a las facturas.
Artículo 4. Aplicaciones informáticas del sistema de tramitación electrónica de facturas.
La tramitación de las facturas se efectuará utilizando medios y aplicaciones informáticas y telemáticas que garanticen la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservación de la información, además de la identidad de los funcionarios y autoridades que realicen los trámites. Las medidas técnicas aplicadas deberán ser proporcionadas a la naturaleza de los datos y de los tratamientos, y a los riesgos a que estén expuestos.
Las aplicaciones informáticas del sistema electrónico de tramitación de facturas permitirán realizar por medios electrónicos todos los trámites del procedimiento previstos en la normativa vigente.
Artículo 5. Trámites del procedimiento.
El procedimiento de tramitación electrónica de facturas comprende los siguientes trámites:
a)Recepción, registro y archivo de las facturas.
b)Visto bueno de la factura por los responsables del seguimiento de la obra, servicio, suministro, asistencia técnica u otra prestación asimilada.
c)Reconocimiento de la obligación por el órgano competente.
d)Ordenación del pago.
Artículo 6. Archivo de facturas.
1.Las facturas expedidas a nombre de la Diputación Foral de Gipuzkoa y los documentos justificativos mencionados en el artículo 3 se recibirán, registrarán y conservarán en el Archivo de facturas.
2.Las facturas electrónicas que se reciban por procedimientos telemáticos se asentarán en el Archivo de facturas y seguirán el mismo procedimiento que las presentadas en soporte papel. Las facturas electrónicas se archivarán en los dispositivos oportunos de acuerdo con lo establecido en la normativa aplicable en materia de conservación, seguridad y reproducción de documentos.
3.En el Archivo de facturas, además del asiento de la entrada de la factura, figurarán una ficha con los datos de la factura que permitan identificarla y un documento electrónico que reproducirá la factura.
4.El Departamento para la Fiscalidad y las Finanzas gestionará el Archivo de facturas.
Artículo 7. Validación de las facturas.
1.Los funcionarios que tengan encomendada la gestión de obras, servicios, suministros, asistencias técnicas y prestaciones asimiladas por contratos de cualquier otra naturaleza deberán prestar, en su caso, su conformidad a las facturas correspondientes. La conformidad dará a entender que se ha realizado el objeto de la prestación y que procede abonar la factura.
2.La conformidad o disconformidad con la factura se realizará empleando medios electrónicos de identificación y firma.
3.En los casos de facturas correspondientes a pedidos realizados empleando sistemas informáticos de gestión de compras, servicios y obras la validación de las facturas podrá ser sustituida por la «conformidad con el suministro».
4.Para que la «conformidad con el suministro», a que hace referencia el apartado anterior, pueda sustituir a la validación de la factura será necesario que los sistemas informáticos de gestión de compras:
a)estén integrados con las aplicaciones del sistema de tramitación electrónica de facturas.
b)aseguren el control de identidad de los usuarios y la seguridad de las operaciones de recepción y conformidad de los suministros.
Artículo 8. Reconocimiento de la obligación.
1.El reconocimiento de la obligación es el acto mediante el cual se declara la existencia de un crédito exigible contra la Diputación Foral y conlleva su inclusión en la correspondiente Propuesta de pago. El reconocimiento de las obligaciones se efectuará por los órganos forales en el ámbito de sus respectivas competencias.
2.El reconocimiento de las obligaciones correspondientes a facturas se realizará:
a)Aprobando las Relaciones de facturas.
b)Mediante orden foral o resolución.
Artículo 9. Propuesta de pago.
Una vez producido el reconocimiento de las obligaciones el departamento gestor emitirá la Propuesta de pago. La Propuesta de pago incluirá las facturas cuyo pago se propone al Ordenador de Pagos.
La Propuesta de pago será firmada por el titular de la secretaría técnica del departamento. La firma del titular de la secretaría técnica del departamento gestor acreditará que el reconocimiento de la obligación de pago de las facturas ha sido realizado por el órgano competente, y que las facturas incluidas en ella se han tramitado conforme al procedimiento administrativo vigente.
La secretaría técnica trasladará la Propuesta de pago al Departamento para la Fiscalidad y las Finanzas.
Artículo 10. Ordenación del pago de las facturas.
El titular del Departamento para la Fiscalidad y las Finanzas o el órgano en quien delegue realizará la ordenación del pago de las facturas.
El Ordenador de Pagos asignará la fecha de pago a las facturas aplicando criterios objetivos, atendiendo, entre otros datos, a la fecha de la factura y su importe.
Artículo 11. Firma de los actos administrativos.
El reconocimiento de las obligaciones, la aprobación de las Propuestas de pago, la ordenación del pago de las facturas así como cualquier otro trámite administrativo de este procedimiento podrán efectuarse empleando procedimientos de firma electrónica.
En el caso en que se utilicen procedimientos de firma electrónica el sistema informático permitirá acreditar que el reconocimiento de las obligaciones, la aprobación de las Propuestas de pago y la ordenación del pago de las facturas han sido realizados por el órgano competente.
Artículo 12. Requisitos formales de las facturas.
1.Las facturas que se tramiten por el procedimiento de tramitación electrónica de facturas deberán reunir los requisitos exigidos en el Decreto Foral 61/2004, de 15 de junio, por el que se regulan las obligaciones de facturación.
2.El empleo del procedimiento de tramitación electrónica de facturas no exime al órgano de contratación de la obligación de cumplir los requisitos y procedimientos que impone la normativa aplicable.
Artículo 13. Control de las facturas.
El control interventor de los actos administrativos y documentos tramitados a través del procedimiento de tramitación electrónica de facturas podrá ser sustituido por un control posterior mediante procedimientos de auditoría en los términos establecidos en el artículo 102 de la Norma Foral 17/1990, de 26 de diciembre, de Régimen Financiero y Presupuestario del Territorio Histórico de Gipuzkoa.
No obstante, si en los actos administrativos y documentos tramitados a través del procedimiento de tramitación electrónica de facturas sujetos a control posterior, se detectasen en su tramitación incumplimientos de requisitos o trámites, defectos o irregularidades, el órgano de control formulará su disconformidad de acuerdo con el procedimiento previsto en la normativa vigente.
Disposición derogatoria.
A la entrada en vigor del presente Decreto Foral quedan derogadas las disposiciones que se relacionan a continuación:
—El Decreto Foral 63/94, de 14 de junio, por el que se aprueba el procedimiento de tramitación por el sistema de relaciones de los gastos de menor cuantía y de facturas.
—El Decreto Foral 2/1998, de 27 de enero, de modificación del Decreto Foral 63/1994, de 14 de junio, por el que se aprueba el procedimiento de tramitación por el sistema de relaciones de los gastos de menor cuantía y de facturas.
—El Anexo I Tramitación de los gastos de menor cuantía y de facturas de importe igual o inferior a 2 millones de ptas. (12.020,24 €) de la Orden Foral 1.015/2001, de 10 de octubre, por la que se aprueban nuevos procedimientos de tramitación contable.
—El Decreto Foral 51/2004, de 1 de junio, por el que se regula el proceso de pruebas del sistema de tramitación electrónica de facturas.
—Cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan o contradigan a lo dispuesto en el presente Decreto Foral.
Disposiciones finales.
Primera: Se faculta al titular del Departamento para la Fiscalidad y las Finanzas para dictar cuantas resoluciones sean necesarias para la correcta ejecución y desarrollo del presente Decreto Foral.
Segunda: El presente Decreto Foral entrará en vigor el día de su publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa.
Donostia-San Sebastián, a 14 de junio de 2005.
EL DIPUTADO GENERAL,
Joxe Joan Gonzalez de Txabarri Miranda.
ELDIPUTADO FORAL
DEL DEPARTAMENTO PARA LA
FISCALIDAD Y LAS FINANZAS,
Juan Jose Mujika Aginagalde.
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