Boletín Oficial de Gipuzkoa

Número 243 Fecha 20-12-2001 Página 23586

7 ADMINISTRACION MUNICIPAL

AYUNTAMIENTO DE LEGAZPI
Aprobación definitiva del reglamento del archivo municipal

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El Pleno del Ayuntamiento de Legazpi en sesión ordinaria celebrada el día 26 de setiembre de 2001 aprobó con carácter inicial el Reglamento regulador del Archivo municipal de Legazpi.

Durante el plazo de información pública se presentó una alegación y en la sesión plenaria de 5 de diciembre de 2001 se aprobó definitivamente el texto del Reglamento con la estimación de la alegación, por lo que se procede a su publicación.

Legazpi, a 10 de diciembre de 2001.—El Alcalde.

(3000) (13281)

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL
DEL AYUNTAMIENTO DE LEGAZPI

EXPOSICION DE MOTIVOS

La legislación reguladora del Régimen Local atribuye a los municipios las potestades de reglamentación y de auto organización.

Además, el Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco, pretende dar respuesta a los problemas de la gestión diaria de los Servicios de Archivo de la Comunidad Autónoma.

El objetivo del presente Reglamento es regular el funcionamiento interno del Archivo Municipal de Legazpi, así como las técnicas para el tratamiento de los documentos y las condiciones de acceso.

El Archivo Municipal participa de una doble vertiente dentro del conjunto de los servicios municipales: Por un lado, es una institución de eminente carácter cultural, sin perder, por otro, su papel fundamental como eje de funcionamiento de los diferentes servicios administrativos municipales. Así pues, la protección, custodia y servicio del patrimonio documental municipal es un elemento indispensable para el fomento de la cultura e historia del pueblo, pero también para la buena marcha de la Administración a nivel local.

Hay que señalar que, desde el derecho del ciudadano a la participación en los bienes culturales y su derecho de acceso a la información, el Archivo Municipal se presenta como un servicio público que debe ser garantizado por el Ayuntamiento y es responsabilidad municipal que se custodie adecuadamente y se ponga a disposición de los usuarios y de la propia Administración en forma que facilite su accesibilidad y consulta.

En un Ayuntamiento, que está permanentemente generando documentos y expedientes como resultado de su gestión, no se puede prescindir de la formación del Archivo en la etapa previa, es decir, desde el momento mismo de su producción.

Es preciso que las diferentes Oficinas se mentalicen de la importancia del Archivo como un servicio de gestión y es necesaria la colaboración estrecha entre los distintos Negociados o Unidades Administrativas y el Archivo. El logro de una coherente organización y de unos servicios informativos plenos del Archivo es obra de todos los componentes de la Corporación en cuanto son ellos los organismos generadores de los documentos que quedarán depositados, en su última etapa, en el Archivo Central.

Este Reglamento busca, por un lado, delimitar la identidad cuantitativa y cualitativa del patrimonio documental municipal, así como garantizar su protección, unidad, defensa y accesibilidad. Por otra racionalizar, agilizar y garantizar el mejor funcionamiento del mismo tratando de acabar con la tendencia a la desorganización, abusos y arbitrariedades que la dinámica diaria produce, basadas muchas veces en la ignorancia pero también, en otras, en el desinterés o en la infravaloración del Servicio.

Se formulan al respecto un conjunto estructurado de artículos, derechos y deberes del Archivo Municipal, así como de los administradores y administrados.

Para modificar o anular este Reglamento se seguirán trámites equivalentes al de su aprobación.

CAPITULO I

DEL ARCHIVO MUNICIPAL

Artículo 1.

El Reglamento del Archivo Municipal de Legazpi tiene el objetivo de garantizar la accesibilidad, el tratamiento y difusión del patrimonio documental municipal tanto por parte de la Administración como de la generalidad de los ciudadanos.

Artículo 2.

La conservación y organización del patrimonio documental municipal tiene como objetivo fundamental satisfacer las necesidades de información y documentación para una correcta gestión administrativa, justificar los derechos de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y facilitar la información y documentación necesarias para la búsqueda e investigación históricas.

Artículo 3.

El Archivo Municipal es el conjunto orgánico de documentos de cualquier época y soporte material producidos y recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones, y que se conservan debidamente organizados para su utilización en la gestión administrativa municipal, la información, la cultura y la investigación.

Asimismo, se entiende por Archivo Municipal el lugar o lugares donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los documentos que forman parte del patrimonio documental municipal.

A estos efectos, se entiende por «documento» toda expresión textual, en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, así como toda imagen gráfica o impresión sonora recogida en un soporte material de cualquier tipo, que constituye un testimonio de la actividad o del pensamiento humano, exceptuadas las obras de creación literaria, científica o técnica editadas y las que por su índole forman parte del patrimonio bibliográfico.

Artículo 4.

El Archivo Municipal es un bien de dominio público en función de lo establecido en el Reglamento de Bienes de las Entidades Locales (R.D. 1372/1986, de 13 de junio), pues conserva y custodia el patrimonio documental del Ayuntamiento.

Igualmente es un servicio público, condición que adquiere al cumplir el mandato de hacer accesible los documentos al ciudadano.

Y es, asimismo, un Servicio General de la Administración Municipal, cuyas funciones son las de recibir, organizar, analizar, conservar, servir y difundir los documentos a la propia institución y a los ciudadanos.

Artículo 5.

Se considera patrimonio documental municipal al conjunto de documentos generados, recibidos o reunidos por:

—La Alcaldía, los concejales y los diferentes órganos, servicios y dependencias municipales.

—Las personas físicas al servicio del Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones.

—Las personas jurídicas en cuyo capital social participa mayoritariamente el Ayuntamiento.

—Las personas físicas o jurídicas gestoras de servicios municipales en lo que se relacione con la gestión de dichos servicios.

—Las personas físicas o jurídicas que aunque no tengan vinculación con la gestión de los servicios municipales, hagan cesión o donación expresa de sus fondos documentales.

—Todos los fondos documentales que no siendo estrictamente municipales por su origen, lo sean por legado histórico, adquisiciones, depósito, expropiaciones o cualquier otra causa u origen.

Artículo 6.

La documentación producida por las personas que desempeñan funciones políticas o administrativas en la Administración Municipal forma parte del patrimonio documental municipal y en ningún caso puede ser considerada como una propiedad privada, por lo que al término del ejercicio de las funciones específicas desempeñadas o de las tareas de representación políticas asumidas deberá ser depositada en el departamento correspondiente, conforme al art. 54.1 de la Ley 16/1985 de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

Artículo 7.

Las instalaciones del Archivo Municipal deberán reunir las condiciones de espacio, ambientales, medios e instrumentos necesarios para el cumplimiento de los fines de conservación, custodia y servicio del patrimonio documental municipal.

Si por razones de espacio, economía o política municipal el Archivo Municipal no puede estar ubicado en un solo local o edificio, en ningún caso la sección administrativa del mismo podrá estar fuera de la Casa Consistorial o lugar donde se encuentren centralizados los servicios municipales a los que está ligado orgánicamente por sus funciones, fines y tareas diarias.

Artículo 8.

Las llaves del Archivo Municipal, tanto las de la sala de consulta como las de los diferentes depósitos o dependencias del mismo, estarán bajo la custodia directa del Responsable del Servicio, quien en caso de necesidad delegará en la persona del propio Servicio que considere oportuno tenga la custodia de las mismas.

CAPITULO II

DEL ARCHIVERO MUNICIPAL

Artículo 9.

La dirección científica, técnica y administrativa del Servicio corresponde al Archivero/a.

Artículo 10.

El personal técnico del Archivo Municipal deberá tener la condición de funcionario, sin perjuicio de la utilización por parte de la Corporación Municipal de las modalidades de contratación laboral establecidas. En cualquier caso deberá acreditar conocimientos de técnicas archivísticas y documentales, historia general y local, historia de las instituciones, paleografía, diplomática y derecho administrativo.

Artículo 11.

La conservación y organización del patrimonio documental municipal tiene como objetivo principal satisfacer las necesidades de información y documentación para una correcta gestión administrativa municipal, justificar los derechos de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y facilitar la información y la documentación necesaria para la investigación y estudios históricos y culturales, para lo cual debe contar con los medios materiales y personales necesarios.

Siendo el Archivo Municipal un servicio público local, las funciones que el responsable del mismo ha de desarrollar en cumplimiento de sus atribuciones de recogida, selección, conservación, custodia, difusión y servicio del patrimonio documental municipal son:

1.Recibir, conservar y custodiar adecuadamente la documentación.

2.Clasificar y ordenar la documentación.

3.Elaborar normas reguladoras de la clasificación, ordenación y tratamiento de la documentación de gestión de los diferentes órganos auxiliares y departamentos de la Administración Municipal.

4.Proponer directrices para la correcta ubicación física de los documentos, indicando las condiciones idóneas que han de reunir los locales del depósito y las instalaciones necesarias para su utilización y seguridad.

5.Ocuparse de la formación de inventarios, catálogos, índices, repertorios o demás instrumentos de descripción documental que considere necesarios para facilitar un adecuado acceso a los usuarios a la documentación.

6.Facilitar el acceso y la consulta de la documentación a todos los investigadores, estudiosos y ciudadanos en general, de acuerdo con el marco legal y normativo existente.

7.Contribuir a una mayor eficacia y mejor funcionamiento de la Administración Municipal facilitando de una manera rápida y pertinente la documentación necesaria para la resolución de un trámite administrativo.

8.Expurgar la documentación según las normas de expurgo actualmente vigentes y las que, en su caso, apruebe la Corporación, consultando en los casos dudosos o como medida preventiva con los Jefes de los diferentes departamentos municipales o con el Secretario de la Corporación, manteniendo como criterio el valor probatorio o legal de los mismos así como su interés histórico-cultural.

9.Mantener relaciones con los entes públicos y privados en todo lo concerniente al Servicio.

10.Velar por el buen funcionamiento del Servicio y de la disciplina en las diferentes áreas y dependencias del mismo.

11.Custodiar las llaves, depósitos, sala de consulta y cualquier dependencia del mismo así como el material propio del Archivo.

12.Recibir la correspondencia oficial, peticiones y solicitudes.

13.Proponer al Delegado de Area la adquisición de los materiales que sean necesarios.

14.Mantener un Libro de Registro de todos los documentos recibidos o prestados para su consulta, haciendo constar la naturaleza y denominación del documento, la persona que solicita el préstamo, fecha, signatura y firma del peticionario, tanto en el momento del préstamo como a su devolución.

Este punto se refiere exclusivamente a la utilización de la documentación para el uso interno del propio Ayuntamiento.

15.Vigilar la utilización de los documentos por los usuarios y el mantenimiento de su orden e integridad.

16.Mantener una relación de investigadores con nombre, dirección y tema de estudio.

17.Preocuparse del fomento del patrimonio documental municipal proponiendo la adquisición, donación o depósito en los casos que sea posible.

18.Responsabilizarse de la mayor difusión posible del patrimonio documental municipal mediante publicaciones, exposiciones, seminarios, etc.

19.Proponer las medidas necesarias para el buen funcionamiento del Servicio.

Artículo 12.

El jefe del Servicio es el responsable del régimen y disciplina en el Archivo Municipal y en sus dependencias así como del personal a su cargo; de la manera como se ejecutan los trabajos de clasificación y catalogación; de la buena conservación del material documental y científico; de la regularidad y acierto de la administración y del buen orden del servicio de manera que el usuario pueda utilizar el material en él custodiado, pero con las precauciones necesarias para evitar extravíos o deterioros.

Artículo 13.

Se evitará el expolio del patrimonio documental municipal, entendiendo por tal toda acción que ponga en peligro de deterioro, pérdida o destrucción todos o algunos de los valores de los bienes que integran el patrimonio documental en su ámbito local.

Artículo 14.

Para el desempeño de sus funciones el Archivero Municipal deberá contar, en la medida que sea posible, con los medios adecuados en cuanto a instalaciones, espacio, personal e instrumentos materiales necesarios.

CAPITULO III

DEL ARCHIVO DE OFICINA

LA RESPONSABILIDAD DE LA DOCUMENTACION

Artículo 15.

Corresponde a los Negociados o Unidades Administrativas la conservación y organización de los documentos de sus Archivos de Oficina, para lo cual podrán contar con el asesoramiento de la persona encargada del Archivo.

Artículo 16.

El Jefe de cada Oficina o Servicio se hará responsable de la documentación que se tramita en sus dependencias y él mismo, o la persona en quien delegue, quedará como responsable de la documentación y de la correcta formación del expediente.

Artículo 17.

Los expedientes cuya tramitación corresponda a un determinado Negociado o Unidad Administrativa pero deban, en virtud del procedimiento, continuar su tramitación en otro u otros Negociados o Unidades Administrativas, deberán volver completos al Negociado o Unidad Administrativa de origen una vez terminada dicha tramitación. Estos expedientes son producción documental de la Oficina que los inicia y como tales han de ser conservados por ésta, una vez resueltos, hasta su envío al Archivo Central.

EL CONTROL DE LA DOCUMENTACION

Artículo 18.

Cada Oficina dispondrá de una copia del cuadro de clasificación del Archivo. Dicho cuadro recogerá, agrupadas por secciones, las series documentales que produce cada Negociado o Unidad Administrativa, entendiéndose por serie documental el conjunto de expedientes o documentos que son expresión de actos administrativos semejantes, producidos en el ejercicio de una distinta función de la Administración y con la misma finalidad, que poseen características formales semejantes. Series documentales son, por ejemplo, las siguientes:

—Expedientes personales.

—Licencias de obras.

—Mandamientos de pagos.

—Expedientes de plusvalía.

—Padrones y listas cobratorias, etc.

Artículo 19.

Mientras los documentos producidos y originados en un Negociado o Unidad Administrativa permanezcan en el mismo, se conservarán agrupados en series documentales, según se recoge en el cuadro de clasificación del Archivo, de forma que se mantengan separadas unas series de otras. Para ello, los documentos y expedientes se introducirán en cajas de archivo, de manera que en una misma caja sólo existan documentos o expedientes pertenecientes a una misma serie documental.

Una misma caja de archivo podrá albergar documentos o expedientes de más de una serie documental cuando el número de ellos o su volumen fuera demasiado reducido para ocupar por sí solos una caja de archivo.

Artículo 20.

Aquellos documentos o expedientes pertenecientes a series documentales distintas a las reflejadas en el cuadro de clasificación, y que por cualquier causa no aparecieran recogidos en el mismo, deberán agruparse también en series separadas entre sí, y en cajas de archivo propias para cada serie.

Artículo 21.

Unicamente en el caso de documentos o expedientes en los que resulte difícil la identificación de la serie documental a la que pertenecen puede admitirse, con carácter excepcional y en el menor número de casos posible, su introducción en cajas de archivo de «varios».

Artículo 22.

En el caso de que dentro de un expediente falte algún documento, o dentro de una caja falte algún expediente, es necesario poner una señal en su sitio y dejar el espacio necesario para intercalar, en su momento, la documentación. Las cajas no deben llenarse totalmente, conviene dejar 2 cm de holgura.

Artículo 23.

Las distintas Oficinas deberán remitir al Archivo Municipal toda la documentación albergada en sus Archivos con edad superior a cinco años o que haya perdido vigencia administrativa. En el caso de series documentales de muy frecuente consulta el responsable de la Oficina productora podrá acordar, con el responsable del Archivo, su permanencia durante más tiempo en el Archivo de Oficina.

CAPITULO IV

DEL INGRESO Y REMISION DE LOS DOCUMENTOS

Artículo 24.

Las oficinas municipales remitirán al Archivo los expedientes y documentos una vez finalizada su tramitación, e irán acompañados de la correspondiente Hoja de Remisión de Fondos, que se obtendrá del propio Archivo, debidamente cumplimentada.

Artículo 25.

Los envíos se efectuarán con la periodicidad y en las condiciones que establezca el Archivo, en colaboración con los diferentes Jefes de Servicio.

Artículo 26.

Los expedientes se enviarán en perfecto estado, ordenados y foliados, eliminando previamente duplicados y fotocopias inútiles, y tendrán una relación de contenido en la que se enumere y describa cada uno de los documentos que conformen el trámite.

Se entiende por «expediente» el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Los expedientes se formarán mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos.

Artículo 27.

El Archivo podrá rechazar todos aquellos envíos que no cumplan los requisitos señalados.

Artículo 28.

Los ingresos extraordinarios de documentos en el Archivo, ya sean por donación, depósito, compra o legado, requerirán acuerdo formal del órgano municipal competente, según la normativa vigente. En cualquier caso, se dará cuenta al Pleno de la Corporación.

CAPITULO V

DEL ACCESO A LA DOCUMENTACION

SECCION PRIMERA.  Principios generales

Artículo 29.

Se garantiza a los ciudadanos el acceso a los documentos constitutivos del patrimonio documental municipal, de conformidad con lo que disponga el presente Reglamento, y en todo caso, la normativa que se apruebe en el desarrollo del artículo 105 de la Constitución.

Se entiende por acceso, la disponibilidad de los documentos para su consulta, mediante el procedimiento de localización establecido.

Artículo 30.

El acceso al fondo municipal constitutivo de los archivos de oficina por parte de las Administraciones Públicas y de los ciudadanos, cuando legalmente proceda, tendrá que ser autorizada por el Jefe de Servicio del que forman parte, y se someterá a los principios generales que regulan el acceso a los documentos administrativos incluidos los expedientes, y que resulten de los procedimientos gestionados en las oficinas municipales.

Artículo 31.

Las consultas de los órganos que integran la organización administrativa municipal, tendrán la consideración de consultas internas, y se realizarán de acuerdo con lo previsto en los artículos 41 y siguientes de este Reglamento. Las consultas y peticiones de otras Administraciones Públicas, se someterán al principio de colaboración y asistencia recíproca que presiden las relaciones interadministrativas. Serán de aplicación, asimismo las normas reguladoras de los procedimientos judiciales y demás normativa específica que sea de aplicación.

Artículo 32.

Son de libre acceso todas las publicaciones oficiales ya sean municipales, autonómicas, estatales o comunitarias, desde su entrada al Archivo y, en general, el resto de la documentación depositada en los archivos excepto la que resulte excluida según las disposiciones de los artículos siguientes:

Artículo 33.

Las materias clasificadas de conformidad con la legislación de secretos oficiales, así como la documentación que resulte expresamente excluida por las leyes o aquella cuya difusión pueda suponer un riesgo para la defensa o seguridad del Estado, o para la averiguación de los delitos, queda excluida de la consulta pública.

Sin perjuicio de lo anterior, la autoridad que va a declarar el secreto o la reserva podrá otorgar autorización para acceder a los documentos de este carácter. Corresponde al Archivero, bajo la consulta al Secretario Municipal, el otorgamiento de la autorización en el resto de los supuestos.

Artículo 34.

Será necesario el consentimiento expreso de los afectados para la consulta de todos los documentos que incluyen datos personales de carácter policial, clínico o de cualquier manera que puedan afectar al honor, la intimidad o la vida privada del individuo. No obstante, se procederá a la consulta pública en el caso de que hayan transcurrido 25 años desde la muerte del afectado, si este dato es conocido, o 50 años a contar desde la fecha del documento.

Artículo 35.

Las personas afectadas tendrán derecho a obtener informes de sus datos de carácter personal, ya sea mediante consulta o a través de la comunicación de los datos por escrito o por copia.

Artículo 36.

El acceso a la documentación original queda subordinado a que no se pongan en peligro los valores que aconsejan su conservación. A este efecto, el Archivero podrá denegar la consulta de los originales sin perjuicio de la posibilidad de acceder a las reproducciones de la obra fijadas en cualquiera de los medios o soportes que posea el Archivo.

Artículo 37.

Se podrá denegar el acceso a la documentación mientras no haya sido objeto de clasificación, restauración o cualquier otro tratamiento necesario para garantizar las funciones del Archivo.

Artículo 38.

El acceso a los documentos podrá efectuarse:

1.Mediante consulta gratuita en la propia sala de consulta.

2.A través de la entrega de copias, a cargo del solicitante, sin perjuicio de los límites establecidos en los artículos 58 y 59 de este Reglamento.

Artículo 39.

En el caso de documentos procedentes de donación o depósito, tendrán que respetarse si es caso las condiciones establecidas por las personas o instituciones donantes o depositantes.

Artículo 40.

La efectividad del derecho de acceso regulado en el presente Reglamento, se somete al cumplimiento de las formalidades y de los controles administrativos que se derivan de la organización del Archivo, según las condiciones previstas en los artículos 44 y siguientes.

Artículo 41.

Tendrán la consideración de consultas internas aquellas que, en el ejercicio de sus funciones, sean efectuadas por los órganos integrantes de la organización municipal directa y por los órganos desconcentrados. Se incluyen dentro de las consultas internas las que pueden realizar los organismos autónomos municipales y las sociedades privadas municipales. El resto de las consultas, así como las que puedan hacer otros órganos o entidades, se someterán a las normas generales y no tendrán la consideración de internas.

Artículo 42.

No serán de aplicación a las consultas internas las limitaciones previstas sobre la documentación de acceso restringido.

Artículo 43.

Como regla general, las consultas se efectuarán en las dependencias del Archivo. En el supuesto de que sea necesaria la documentación solicitada, la dependencia interesada podrá obtener la documentación cumpliendo lo que disponen los artículos 62 y siguientes de este Reglamento.

SECCION SEGUNDA.  Forma y procedimiento

Artículo 44.

A)  El horario de apertura del Archivo se regirá según las posibilidades que ofrece el horario laboral del personal, o lo que determinen los órganos directivos de los que depende, bajo el principio de facilitar el máximo posible de consultas tanto internas como externas.

B)  También como regla general, en caso de consulta interna, pero fuera de las dependencias del Archivo municipal, produciéndose la salida del expediente o documento del Archivo, tras la realización del trámite de firmar por parte del peticionario y Archivero de la correspondiente hoja de préstamo, la permanencia del mismo en las oficinas o servicios administrativos será como máximo de dos meses, transcurridos los cuales el Archivero municipal procederá a la petición de devolución del expediente o documento o, en su caso, si fuera necesario, a la concesión de prórroga de préstamo para otros dos meses.

Artículo 45.

Para consultar la documentación, los usuarios externos tendrán que presentar la tarjeta de investigador/lector o algún otro documento que les identifique como investigadores y que sea reconocido como tal por el Ayuntamiento de Legazpi. En cuanto a los usuarios internos, no tendrán que acreditar su condición. Para las consultas esporádicas será suficiente la presentación del D.N.I.

Los usuarios debidamente acreditados tendrán libre acceso a la sala de consulta con la única limitación de la capacidad física del local.

Artículo 46.

Si no se establece expresamente lo contrario, la documentación del Archivo Municipal se consultará en la sala de consulta. Solamente se podrán hacer tres solicitudes a la hora. El horario de admisión de peticiones se cerrará media hora antes del cierre de la sala. La documentación se servirá siguiendo el orden de recepción de las solicitudes.

Artículo 47.

El Archivo Municipal pondrá a disposición de los usuarios los instrumentos de descripción de los fondos (guías, inventarios, catálogos y otros). Además los usuarios podrán consultar al personal técnico todas aquellas cuestiones sobre la documentación que les pueden ser útiles en sus investigaciones. El personal del Archivo Municipal, sin embargo, no está obligado a hacer búsquedas particulares para los usuarios.

Artículo 48.

La dirección del Archivo establecerá el número máximo de unidades documentales que se pueden pedir en un mismo día en función de la tipología documental y de accesibilidad. En el caso de documentación sin encuadernar, sólo se podrá consultar una unidad documental a la vez para evitar que los documentos que contiene se mezclen con otros. Los usuarios tienen que devolver las cajas y los legajos con la documentación en el mismo orden interno que tenían antes de la consulta.

Artículo 49.

Los usuarios podrán reservar la documentación que tengan que utilizar durante más de una jornada de trabajo. La dirección del Archivo establecerá la cantidad de la documentación y el tiempo que se podrá tener reservada. Los documentos reservados podrán ser utilizados por otros investigadores mientras el usuario que los haya reservado no los consulte. Los diccionarios y otras obras de referencia que se hallan en la sala de consulta no se podrán reservar.

Artículo 50.

Los usuarios son responsables de los fondos (archivísticos, bibliográficos, etc.) mientras los consultan, y los deberán de tratar con el máximo cuidado. No se permite escribir sobre los documentos, ni doblarlos, ni calcarlos. Tampoco se permite llevar los documentos fuera de la sala de consulta. La documentación de gran formato, los planos y los mapas se consultarán en el espacio indicado por el responsable. Los usuarios deberán respetar en el ejercicio de sus derechos los del resto de los usuarios, por lo cual no se permitirá ningún comportamiento ni actividad molesta ni inoportuna.

Artículo 51.

El usuario tendrá que tener el máximo cuidado en el uso de los aparatos reproductores de imagen (lectores de microfilms o microfichas, etc.) que se pongan a su disposición. Si desconoce el funcionamiento será asesorado por el personal del Archivo. En caso de funcionamiento defectuoso del aparato, informará inmediatamente al personal del Archivo. Se prohibe toda manipulación para intentar arreglar el aparato.

Artículo 52.

Los usuarios podrán ser autorizados a utilizar en el Archivo Municipal aparatos de trabajo propio (por ejemplo, ordenadores), siempre que no causen perjuicio a la documentación o molestias a los otros consultores, y bajo la exclusiva responsabilidad del usuario. En la medida que sea posible, el Archivo Municipal habilitará espacios especiales para el uso de este tipo de aparatos; en este caso, la utilización de estos espacios es obligatoria.

Artículo 53.

La consulta de fondos especiales (fondos gráficos, fondos de imágenes, fondos sonoros, fondos en reserva) se regirá por una reglamentación específica (horario propio, condiciones especiales de consulta) en función de su tipología particular.

Artículo 54.

El acceso directo a los depósitos está reservado exclusivamente al personal del Archivo.

Artículo 55.

Por circunstancias extraordinarias (obras, traslados de documentación, desinfecciones, microfilmación, restauración, etc.) se podrán poner limitaciones o condiciones especiales para la consulta de determinados fondos; estas limitaciones se mantendrán el tiempo imprescindible.

SECCION TERCERA.  Reprografía

Artículo 56.

A efectos del presente Reglamento se entiende por reprografía el conjunto de técnicas y procedimientos de copia o microcopia de aplicación sobre los fondos existentes en el depósito del Archivo Municipal.

Artículo 57.

El personal del Archivo es el único autorizado a realizar reproducciones de la documentación. Unicamente en casos excepcionales el director podrá autorizar la reproducción por otros medios ajenos a los propios del Archivo, así como la salida de la documentación controlada en todo momento por el Archivo, para esta finalidad.

Artículo 58.

Para conseguir reproducciones de documentos de acceso restringido se deberá obtener previamente la autorización expresa de la autoridad que ha establecido su restricción y presentarla a la dirección del Archivo en el momento de su solicitud.

Artículo 59.

Será también decisión de la dirección la aceptación de solicitudes de reproducciones dirigidas por escrito por los investigadores, españoles o extranjeros, para evitar desplazamientos innecesarios hasta las dependencias del Archivo. Hará falta que la solicitud incluya los datos personales, copia de la tarjeta de investigador o del Documento Nacional de Identidad o pasaporte, tema que investiga y justificación de la petición. En el caso de que la solicitud sea aceptada, las reproducciones se servirán cuando el interesado haya satisfecho el importe de la reproducción y de los gastos derivados de su trámite.

Artículo 60.

Siempre que se autorice una reproducción fotográfica a través de medios propios del Archivo, el negativo quedará en poder de éste. El coste económico de su realización será a cargo del solicitante.

Artículo 61.

Las solicitudes de reproducción se atenderán por riguroso orden de recepción de las mismas y se servirán en los plazos mínimos imprescindibles teniendo en cuenta el tipo de soporte en que se solicita la reproducción.

Artículo 62.

El Archivero/a tomará las medidas oportunas para evitar la existencia de archivos creados a partir de reproducciones que puedan anular los archivos de origen, la falta de control sobre la documentación cedida y el peligro de que las reproducciones puedan ser utilizadas con finalidades diferentes de aquellas para las que fueron cedidas.

Artículo 63.

El Archivero/a podrá imponer restricciones en algunos casos de solicitud de reproducción de documentos de fondos específicos a través de un medio determinado, justificadas por la antigüedad, la calidad del soporte, el formato, la manipulación difícil, la existencia de la reproducción sobre un mismo documento, la presencia de encuadernación y el estado de conservación.

El Archivero/a buscará la solución más adecuada para satisfacer la demanda, incluido el recurso de otras técnicas de reproducción diferentes a la solicitada.

Artículo 64.

Queda prohibida la reproducción de instrumentos de descripción del propio Archivo que no estén publicados y la reproducción de series enteras. Queda fuera de la prohibición la reproducción masiva que tiene como principal objetivo la seguridad ante posibles cataclismos que ponen en peligro la existencia de la documentación y la información que contiene.

Artículo 65.

A pesar de esta prohibición el Archivero/a podrá autorizar la reproducción completa de series en el caso de que esta decisión suponga ventajas para el propio Archivo. La Corporación participará siempre en los beneficios que se deriven de la explotación comercial de la documentación cedida.

Artículo 66.

El objetivo de la reproducción será siempre el de posibilitar el estudio y la investigación, o la aportación de pruebas documentales por cuestiones administrativas, excepto en casos particulares en que pueda haber otras razones que justifiquen una finalidad distinta.

Artículo 67.

El solicitante tendrá que sujetarse en todo momento a la normativa vigente sobre propiedad intelectual. El investigador está obligado, al publicar los documentos, a hacer mención de su procedencia y, en el caso de reproducir imágenes, el nombre del autor. Igualmente, al publicar trabajos desarrollados a partir de la documentación facilitada por el Ayuntamiento el investigador tendrá que entregar dos ejemplares, los cuales se integrarán en la biblioteca auxiliar del Archivo.

Artículo 68.

Además del servicio de reproducciones mediante copias simples, obtenidas directamente a partir de la reprografía, micrografía o fotografía, el Archivo facilitará copias compulsadas por el Archivero/a, con la fórmula de hago constar, y certificados firmados por el Secretario de la Corporación.

Artículo 69.

La solicitud de copia certificada habrá de hacerse por escrito. La falsedad de los datos supondrá la denegación de la solicitud.

Artículo 70.

En caso de no encontrarse en los fondos del Archivo la documentación solicitada, podrá expedirse a petición del interesado, certificado negativo con la fórmula «no se encuentra en el fondo documental del Archivo».

SECCION CUARTA.  Préstamo

Artículo 71.

El Archivo Municipal podrá efectuar préstamos de documentación a las dependencias municipales para facilitar su consulta y agilizar los trámites administrativos.

Artículo 72.

Las dependencias municipales que soliciten el préstamo de un documento deberán utilizar obligatoriamente los boletines de préstamo de documentos normalizados.

1.Los boletines de préstamo se presentarán por triplicado.

2.Una vez rellenados y después de comprobar los diferentes apartados, se procederá al préstamo del documento. De los tres ejemplares del boletín, uno se dejará en el lugar del documento como testimonio o testigo, otro se quedará en el Archivo para el control de préstamo, y el tercero se adjuntará al documento a prestar.

3.La duración del préstamo no podrá ser superior a tres meses. Si una dependencia municipal necesita el documento por un periodo más amplio, lo comunicará previamente para poder proceder, si es el caso, a la prórroga del tiempo de préstamo.

4.Cada tres meses, el Archivo procederá a efectuar las reclamaciones de los documentos no devueltos en el espacio de tiempo establecido. La reclamación se efectuará preferentemente por escrito tramitando a la dependencia correspondiente una relación de la documentación no devuelta.

Artículo 73.

El Archivo Municipal podrá autorizar, en casos excepcionales, el préstamo temporal de documentos a otras instituciones foráneas a la Administración Municipal. Esta modalidad de préstamo se podrá autorizar cuando los documentos sean necesarios para alguna exposición o actividad de difusión cultural, y previo cumplimiento de los siguientes requisitos:

1.La solicitud deberá dirigirse por escrito al Archivero/a y acompañada de una relación detallada de los documentos solicitados.

2.El Archivo comprobará el estado de conservación de los documentos demandados así como las condiciones técnicas de exposición. Si el Archivo da el visto bueno al préstamo, tramitará la autorización mediante un Decreto de Alcaldía.

3.El Archivo establecerá el valor de los documentos solicitados teniendo en cuenta su originalidad, unicidad y sus características histórico-artísticas, para poder efectuar el seguro correspondiente.

4.Los organizadores de la exposición, o sus representantes, tendrán que suscribir una póliza de seguro que cubra todos los riesgos y en las mismas condiciones que fue cedido. El seguro deberá cubrir los daños, pérdidas, destrucciones y alteraciones posibles sufridas por la documentación prestada, así como la restauración consiguiente si ésta fuera necesaria.

5.Antes de llevar los documentos se hará una copia de calidad que quedará en el Archivo, y que deberá ser costeada por la entidad organizadora de la exposición.

6.Las tareas y gastos de embalaje, transporte y custodia de los documentos, serán a cargo de los solicitantes, así como los trámites necesarios en el caso de que la exposición sea fuera del Estado español (permisos de exportación temporal, aduanas, etc.). Un miembro del personal técnico del Archivo controlará y comprobará que estas operaciones se realizan correctamente.

7.El Archivo determinará las fechas límite del préstamo atendiendo a la duración de la exposición. En caso de que fuera necesaria una prórroga del periodo de cesión, se habrá de solicitar por escrito al Archivo con la suficiente antelación, o su autorización conllevará una prórroga de la póliza de seguro y de las demás condiciones establecidas.

8.El Archivo establecerá la forma en que ha de figurar su nombre en los catálogos de la exposición, así como los datos de identificación de los documentos que habrán de figurar al pie de los documentos expuestos.

CAPITULO VI

DE LA PRESERVACION, CONSERVACION Y RESTAURACION DE LA DOCUMENTACION

Artículo 74.

El Archivero/a adoptará medidas preventivas para evitar la degradación de la documentación, mantenerla en buenas condiciones y asegurar su pervivencia. Pero también velará para que los materiales adhesivos, de sujeción de los documentos y de los contenedores sean los adecuados. También el Archivo Municipal elaborará un plan de emergencia para actuar rápidamente en caso de que se produzca un siniestro.

Artículo 75.

Para poder hacer compatible el legítimo derecho de los usuarios a acceder a la información contenida en el Archivo y a la vez garantizar su perdurabilidad, el Archivero/a establecerá unos criterios de prioridades para la microfilmación y restauración de los fondos bajo su custodia.

Artículo 76.

Las condiciones ambientales idóneas para la documentación, teniendo en cuenta el clima se establecen en 18-20ºC de temperatura y 60-65% de humedad relativa. En el depósito se evitará la luz directa del sol y siempre que sea posible la luz artificial. Esta no podrá sobrepasar los 50 luz de intensidad.

Artículo 77.

Para conseguir las condiciones idóneas se velará para establecer métodos de control adecuados mediante los sistemas correspondientes (humidificadores, deshumificadores, calefacción, aire acondicionado, etc.) con la finalidad de mantener una climatización constante y evitar así oscilaciones superiores a +-3º de temperatura y +- 5% de humedad relativa. Se podría proceder a una desinfección periódica preventiva de los fondos del Archivo.

Artículo 78.

Para garantizar unos controles de seguridad y de protección contra incendios y de robo el Archivo dispondrá de detectores de humo, alarmas, extintores manuales de nube carbónica y puertas cortafuegos. Se evitará el uso de agua para la extinción de incendios. Los controles antirrobo serán a base de detectores automáticos periféricos y de objeto y vigilancia humana.

Artículo 79.

La restauración tiene como finalidad recuperar la integridad física y funcional del documento, corrigiendo las alteraciones y daños que le afecten, a cargo de profesionales titulados.

CAPITULO VII

LA FUNCION CULTURAL

Artículo 80.

El Archivo, en el desarrollo de su función científica y cultural facilitará los elementos de información a los usuarios, organizará actividades de dinamización y difusión culturales, asesorará y apoyará las iniciativas de investigación, elaborará programas y herramientas para la educación, promoverá el intercambio y la comunicación con asociaciones y entidades públicas y privadas nacionales y extranjeras.

Artículo 81.

Para cumplir la función de difusión se desarrollarán las tareas que le son propias como centro de información documental, abrirá las puertas del Archivo al público no especializado, mostrará y divulgará el patrimonio documental municipal en la medida que constituye un testimonio del desarrollo de Legazpi y de su régimen municipal, contribuirá a la dinamización de la vida científica y cultural de la ciudad y ampliará las vías de proyección del Archivo al exterior.

Artículo 82.

La difusión se planificará mediante un programa de actividades. Se coordinará con otros centros y entidades de divulgación histórica y cultural de la villa.

Artículo 83.

El programa de actividades se orientará fundamentalmente a la organización de exposiciones permanentes o temporales, visitas colectivas, seminarios, cursos especializados, conferencias y coloquios, servicios pedagógicos y otras actividades de animación cultural vinculadas al mundo de la enseñanza, y cualquier iniciativa que tenga como finalidad la proyección cultural del patrimonio documental de la villa.