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Preguntas frecuentes sobre facturas electrónicas

  1. ¿Qué es una factura electrónica?
  2. ¿Tiene validez legal?
  3. ¿En qué consiste la facturación electrónica?
  4. ¿Qué se necesita para presentar una factura?
  5. ¿Hay que estar dado de alta en algún registro para presentar facturas electrónicas?
  6. ¿Quiénes están obligados a presentar facturas electrónicas a las administraciones públicas?
  7. Excepciones a la obligación de enviar facturas electrónicas a la DFG.
  8. Obligados a remitir facturas electrónicas a los Ayuntamientos y demás entidades adheridas al Punto General de entrada de Facturas electrónicas.
  9. ¿Qué es el Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?
  10. ¿Puede la Diputación Foral de Gipuzkoa recibir facturas electrónicas desde el Punto General de Entrada del Estado?
  11. ¿Pueden los ayuntamientos de Gipuzkoa y el resto de entidades recibir facturas electrónicas desde el "FACe"?
  12. ¿A qué entidades públicas presta servicio el Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?
  13. ¿Qué entidades están adheridas al Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?
  14. ¿Cómo funciona el Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?
  15. ¿Qué pasos hay que seguir para confeccionar y enviar una factura electrónica al PGEFe?
  16. ¿Qué formato electrónico de facturas admite el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?
  17. ¿Cómo es el archivo "Facturae"?
  18. ¿Cómo puedo generar un archivo "Facturae"?
  19. Ya tengo un fichero xml en formato "Facturae". ¿Es una factura electrónica válida?
  20. ¿Puedo enviar varias facturas en un único fichero xml o xsig?
  21. ¿Qué certificado digital puedo utilizar para firmar facturas electrónicas dirigidas al Punto General de Entrada de facturas electrónicas de Gipuzkoa?
  22. ¿Cómo sé si mi factura electrónica cumple los requisitos establecidos?
  23. ¿Cómo puedo enviar una factura electrónica al Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?
  24. ¿Puedo enviar una factura electrónica por correo electrónico?
  25. ¿Cómo sé si la factura electrónica enviada ha sido recibida?
  26. ¿Mi factura es rechazada porque no tiene el formato facturae ¿qué tengo que hacer?
  27. Mi factura es rechazada porque el certificado electrónico que empleo no es aceptado ¿Qué debo hacer?
  28. Tengo problemas con el envío de la factura electrónica al PGEFe ¿Qué puedo hacer?
  29. Si con la factura debo presentar otros documentos, justificativos del trabajo realizado, ¿cómo lo hago?
  30. ¿Puedo conocer el estado de la tramitación de mi factura?
  31. Servicios a los proveedores que se incorporarán al PGEFe a lo largo de 2015
  32. ¿Cómo puedo resolver mis dudas sobre el envío de facturas electrónicas al Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?
  33. ¿Quién gestiona el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?
  34. Directorio de unidades tramitadoras de las entidades que reciben facturas electrónicas por el Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa.




  1. ¿Qué es una factura electrónica?

    Es el documento mercantil en formato electrónico que se ha generado por medios informáticos, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal. La factura electrónica contiene los mismos datos que la factura en papel, y va firmada electrónicamente utilizando un certificado digital reconocido.

  2. ¿Tiene validez legal?

    Tiene la misma validez legal que la factura en papel.

  3. ¿En qué consiste la facturación electrónica?

    Consiste en la transmisión de las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

  4. ¿Qué se necesita para presentar una factura?

    Cualquier persona que disponga de un certificado electrónico reconocido no revocado de los aceptados por la Diputación Foral de Gipuzkoa puede presentar una factura en el sistema. No se requiere el alta en el sistema para la presentación de facturas.

  5. ¿Hay que estar dado de alta en algún registro para presentar facturas electrónicas?

    No es necesario estar registrado.

  6. ¿Quiénes están obligados a presentar facturas electrónicas a las administraciones públicas?

    Aunque, como se indica en la pregunta anterior, cualquier persona voluntariamente puede presentar facturas electrónicas, a partir del 15 de enero de 2015, determinadas personas jurídicas están obligadas a presentarlas. Se exceptúan de esa obligación las facturas con un importe total hasta 5.000 euros.
    Están obligadas los siguientes tipos de personas jurídicas:
    a) Sociedades anónimas
    b) Sociedades de responsabilidad limitada
    c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria
    e) Uniones temporales de empresas
    f) Agrupaciones de interés económico, Agrupaciones de interés económico europea, Fondos de Pensiones, Fondos de capital riesgo, Fondos de inversiones, Fondos de utilización de activos, Fondos de regularización del mercado hipotecario, Fondos de titulización hipotecaria o Fondos de garantía de inversiones.

  7. Excepciones a la obligación de enviar facturas electrónicas a la DFG.

    • Podrán enviarse en papel las facturas por importe de hasta 5.000 euros. Esta regla tiene las salvedades que se detallan en los dos apartados siguientes.
    • Las entidades proveedoras que hayan estado obligadas a presentar en formato electrónico alguna factura, en adelante, estarán obligadas al uso de la factura electrónica en todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios.
    • Las entidades adjudicatarias de procedimientos de contratación estarán obligadas a expedir y remitir factura electrónica cuando el importe de adjudicación sea superior a 5.000 euros, con independencia del importe que se facture en cada caso.

    Por ejemplo: Una persona jurídica con adjudicaciones superiores a 5.000 euros anteriores a la entrada en vigor de la Orden Foral no tendrá obligación de emitir factura electrónica si esta es de importe hasta 5.000 euros. Por el contrario una persona jurídica con varias adjudicaciones posteriores a la entrada en vigor de la orden foral, tendrá obligación de emitir todas sus facturas en formato electrónico si por lo menos una de estas adjudicaciones es superior a 5.000 euros.

    La Diputación Foral, consciente del esfuerzo que supondrá para los proveedores la adaptación al nuevo sistema, facilitará en todo lo posible la transición al mismo.

  8. Obligados a remitir facturas electrónicas a los Ayuntamientos y demás entidades adheridas al Punto General de entrada de Facturas electrónicas.

    • La normativa general establece que están obligados a presentar facturas electrónicas a las administraciones públicas los proveedores cuya personalidad jurídica esté dentro de los supuestos citados en una de las anteriores preguntas.
    • Los ayuntamientos y las entidades adheridas al PGEFe son competentes para regular, dentro del marco de la normativa aplicable, las excepciones a la obligación general de enviar facturas electrónicas que afecta a las personas jurídicas enumeradas anteriormente. En la sección "Directorio de entidades adheridas al Punto General de Entrada de la DFG y sus unidades tramitadoras" de este PGEFe se informa de la regulación que sobre esta cuestión aplica cada una de las entidades adheridas.

  9. ¿Qué es el Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?

    Para facilitar las relaciones con sus proveedores todas las administraciones públicas deben tener un Punto General de Entrada de Facturas electrónicas. A través de este punto los proveedores pueden presentar sus facturas electrónicas y consultar la situación de sus facturas. Es decir, es un canal a través del cual los proveedores envían sus facturas electrónicas y reciben información acerca de su tramitación.
    La DFG ofrece a los proveedores su PGEFe que es un servicio propio de la Diputación Foral de Gipuzkoa al que se han adherido otras entidades.

  10. ¿Puede la Diputación Foral de Gipuzkoa recibir facturas electrónicas desde el Punto General de Entrada del Estado?

    No, la DFG no se ha adherido al PGE de Facturas electrónicas del Estado denominado "FACe". La DFG, de acuerdo con la normativa vigente, ha creado su propio Punto General de Entrada de Facturas electrónicas y sus proveedores deberán utilizarlo para enviar sus facturas electrónicas.

  11. ¿Pueden los ayuntamientos de Gipuzkoa y el resto de entidades recibir facturas electrónicas desde el "FACe"?

    Sí, pueden. Pero por lo general, no utilizarán esa vía.
    Cada ayuntamiento puede decidir porque vías va a recibir las facturas electrónicas. Esa información se facilita en la sección "Directorio de entidades adheridas al PGE de la DFG y sus unidades tramitadoras". También les pueden informar en cada ayuntamiento y entidad.

  12. ¿A qué entidades públicas presta servicio el Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?

    Este Punto General de Entrada presta servicio a diferentes administraciones públicas de Gipuzkoa:

    • la DFG.
    • los organismos autónomos dependiente de la DFG: Uliazpi y Kabia.
    • La práctica totalidad de los ayuntamientos de Gipuzkoa.
    • otros organismos públicos radicados en Gipuzkoa

  13. ¿Qué entidades están adheridas al Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?

    En la sección "Directorio de entidades adheridas al PGE de la DFG y sus unidades tramitadoras" se detallan las entidades que reciben facturas electrónicas a través de este Punto.

  14. ¿Cómo funciona el Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?

    El PGEFe de la DFG recibirá las facturas electrónicas de todas las entidades adheridas, las registrará en el Registro de entrada y salida de documentos de la DFG y las reenviará a los correspondientes Registros Contables de Facturas de esas entidades.
    El PGEFe de la DFG enviará a los proveedores una comunicación confirmando la recepción de la factura electrónica, indicando entre otros datos fecha y nº de registro de entrada o si la factura no ha podido registrase, indicando el motivo de la imposibilidad de registro.

  15. ¿Qué pasos hay que seguir para confeccionar y enviar una factura electrónica al PGEFe?

    1. Confeccionar la factura electrónica en formato "facturae".
    2. Firmar la factura utilizando un certificado electrónico.
    3. Enviar la factura al PGEFe empleando uno de los dos canales que se detallan más adelante.

  16. ¿Qué formato electrónico de facturas admite el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?

    El denominado "Facturae versión 3.2", conforme a lo previsto en la Orden Foral 632/2014, de 1 de diciembre, por la que se regulan determinados aspectos del Punto General de Entrada de Facturas electrónicas y del registro contable de facturas en el ámbito de la Administración foral del Territorio Histórico de Gipuzkoa. Así mismo se admiten las facturas electrónicas presentadas en la variante del formato facturae 3.2.1 y 3.2.2.

  17. ¿Cómo es el archivo "Facturae"?

    Es un fichero de texto, con extensión "xml" o "xsig", y que internamente tiene una estructura normalizada con etiquetas y jerarquías, descritas en http://www.facturae.es/es-ES/Documentacion/EsquemaFormato/Paginas/Index.aspx

  18. ¿Cómo puedo generar un archivo "Facturae"?

    Las aplicaciones informáticas de contabilidad y facturación que habitualmente emplean las empresas tienen módulos adicionales para la generación de facturas electrónicas en formato xml "Facturae".
    Si no se cuenta con ningún software de gestión de facturas, existen aplicaciones descargables desde internet de forma libre y gratuita, que permiten generar y gestionar los "facturae" de forma sencilla. Como muestra, citaremos:

    • Programa ef4ktur, iniciativa de las Diputaciones Forales Vascas para dotar gratuitamente a sus emisores de facturas de una solución de factura electrónica que de forma sencilla y práctica. Se descarga de forma gratuita desde la siguiente página web habilitada para su distribución y soporte: http://www.ef4ktur.com/index.php?lang=es
    • Programa facturae, desarrollado por el Ministerio de Industrial, Energía y Turismo y así mismo gratuito.
    • http://www.hazteunafacturae.com

    Por último, muchas entidades bancarias ofrecen el servicio de generar al cliente el facturae y enviarlo, aunque no suele ser gratuito.

  19. Ya tengo un fichero xml en formato "Facturae". ¿Es una factura electrónica válida?

    Para que el fichero sea válido debe estar firmado con una firma electrónica avanzada, basada en un certificado digital reconocido. Por lo tanto, el proceso de creación de una factura electrónica tiene siempre dos pasos:

    1. Generar el "facturae".
    2. Firmarlo digitalmente.

  20. ¿Puedo enviar varias facturas en un único fichero xml o xsig?

    No, cada factura que se envíe al PGEFe debe ir en un único fichero. Por lo tanto, no se admitirán envíos de varias facturas (lotes) en un fichero xml o xsig.

  21. ¿Qué certificado digital puedo utilizar para firmar facturas electrónicas dirigidas al Punto General de Entrada de facturas electrónicas de Gipuzkoa?

    La lista de certificados digitales aceptados se encuentra en el listado A siguiente (A - Proveedores de Servicios de Certificación y sus certificados).
     Lista de certificados digitales aceptados

  22. ¿Cómo sé si mi factura electrónica cumple los requisitos establecidos?

    En esta dirección podrá comprobar si la factura electrónica cumple con los requisitos establecidos http://sedeaplicaciones2.minetur.gob.es/FacturaE/

  23. ¿Cómo puedo enviar una factura electrónica al Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?

    El envío de las facturas electrónicas al Servicio de Contabilidad podrá hacerse por estos medios:

    • Mediante la invocación del servicio web de recepción de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa. Este servicio está disponible con la URL: "https://w390w.gipuzkoa.net/WAS/HACI/HFAServiciosProveedoresWEB/services/FacturaSSPPWebServiceProxyPort".
      En particular, el programa ef4ktur está configurado para la remisión automática de facturas electrónicas a las entidades adheridas al PGEFe desde el propio programa a través del referido web service.
    • Utilizando la aplicación que se encuentra en la sección de este Punto General de Entrada de Facturas electrónicas de Gipuzkoa denominada "Envío de facturas electrónicas"

  24. ¿Puedo enviar una factura electrónica por correo electrónico?

    No es posible enviar facturas electrónicas por correo electrónico. La normativa vigente no permite utilizar ese procedimiento.

  25. ¿Cómo sé si la factura electrónica enviada ha sido recibida?

    Si la factura electrónica ha sido recibida y registrada correctamente, el PGEFe enviará una comunicación con el número del Registro de entrada y salida que se le ha asignado. En el caso en que la factura no haya sido recibida, se indica el motivo del rechazo.

  26. ¿Mi factura es rechazada porque no tiene el formato facturae ¿qué tengo que hacer?

    Debe comprobar que su factura está incluida en un fichero de extensión ".xml" o ".xsig" y que la versión del formato facturae es la correcta: versión 3.2 ó 3.2.1. Si no es así, debe dirigirse a su proveedor informático para que le informe acerca de cómo confeccionar su factura correctamente.
    En el caso de que haya utilizado el programa ef4ktur debe emplear los mecanismos de atención a los usuarios que se indican en ese programa.

  27. Mi factura es rechazada porque el certificado electrónico que empleo no es aceptado ¿Qué debo hacer?

    En primer lugar, debe comprobar que el certificado que está empleando es un certificado electrónico reconocido. En el caso en que lo sea, puede utilizar la opción de "Soporte técnico" disponible en el PGEFe desde donde podrá enviar un email con su consulta o utilizar la asistencia online remota directamente con un agente.

  28. Tengo problemas con el envío de la factura electrónica al PGEFe ¿Qué puedo hacer?

    Puede utilizar la opción de "Soporte técnico" disponible en el PGEFe desde donde podrá enviar un email con su consulta o utilizar la asistencia online remota directamente con un agente.
    Así mismo, las empresas que utilicen el programa ef4ktur para la elaboración y envío de las facturas electrónicas podrán adjuntar documentos a la factura para su envío junto a ésta.

  29. Si con la factura debo presentar otros documentos, justificativos del trabajo realizado, ¿cómo lo hago?

    En la sección "Envío de facturas electrónicas" de este Punto General de Entrada se pueden adjuntar otros documentos justificativos a la factura electrónica. Eso mismo sucede en el caso del servicio web.

  30. ¿Puedo conocer el estado de la tramitación de mi factura?

    En este mismo Punto general de Entrada de Facturas electrónicas tiene un apartado en el que se posibilita la consulta del estado de la tramitación de las facturas remitidas.
    Si la factura está dirigida a la Diputación Foral de Gipuzkoa, es posible consultar la situación de cualquier factura remitida, tanto electrónica como en formato papel. La consulta requiere identificación previa y puede realizarse utilizando certificado electrónico o mediante clave operativa.
    En el caso de las facturas electrónicas presentadas tanto a la Diputación Foral como a las otras entidades adheridas utilizando este PGEFe, se puede consultar su estado de tramitación completando un formulario con el NIF de la empresa facturadora, serie y número de la factura, su fecha e importe.
    Así mismo podrá obtenerse un justificante de la presentación de la factura electrónica en el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa, debiendo introducirse para ello el Código seguro de verificación (CSV) que ha sido notificado en el mensaje de recepción del envío de la factura electrónica.

  31. ¿Cómo puedo resolver mis dudas sobre el envío de facturas electrónicas al Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?

    Para consultas relacionadas con el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas.
    Para cualquier consulta envíe un mensaje con sus datos (Nombre, teléfono y email) a la dirección de correo electrónico onlinelaguntza@gipuzkoa.eus indicando en el asunto que su duda está relacionada con 'Recepción de facturas electrónicas'.
    Aviso: No debe emplearse esta dirección de correo electrónico para enviar facturas electrónicas.
    Para otras consultas relativas a cuestiones administrativas o de tramitación pueden dirigirse al teléfono de Atención telefónica del departamento de Hacienda y Finanzas: 902 100 040

  32. ¿Quién gestiona el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa?

    El Servicio de Contabilidad gestiona el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa.
       Departamento de Hacienda y Finanzas
       Servicio de Contabilidad
       Paseo de Errotaburu nº 2.
       20018, San Sebastián

  33. Directorio de unidades tramitadoras de las entidades que reciben facturas electrónicas por el Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa.

    De acuerdo con la normativa vigente en materia de contratación y de envío de facturas electrónicas, los proveedores deben incluir en sus facturas los datos relativos al órgano gestor, entidad tramitadora y oficina contable que van a tramitar esa factura. Esa información debe ser facilitada al contratista por la entidad contratante.
    Las unidades administrativas (gestora, tramitadora y contable) de todas las entidades están identificadas y codificadas en la sección "Directorio de entidades adheridas al Punto General de Entrada de la DFG y sus unidades tramitadoras" de este PGEFe.
    Los proveedores deben emplear los códigos recogidos en la mencionada sección.
    En el caso de la Diputación Foral de Gipuzkoa, el proveedor incluirá como órgano gestor el departamento que ha contratado el suministro, obra o servicio, excepto en el supuesto en que el contratante haya sido "Servicios Generales del Departamento de Administración Foral y Función Público". La identificación y codificación de la unidad tramitadora y de la oficina contable que deben utilizarse figuran en la misma línea del órgano gestor.
    Del mismo modo, en las facturas dirigidas a otras entidades el proveedor deberá emplear los datos que figuran en la sección citada "Directorio de entidades adheridas al Punto General de Entrada de la DFG y sus unidades tramitadoras".

    Donostia a 9 de enero de 2015